Sähköisen matkalaskun ja kulukorvauksen käyttöönotto Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konsernissa

Abstract

Opinnäytetyössäni käsittelen Pohjois-Karjalan Kirjapaino Oyj:ssä käyttöönotetun säh-köisen matkalaskun ja kulukorvauksen prosessia ja käyttöönottoa, jossa olen ollut mu-kana toteutuksessa. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia kirjallinen ohje matka- ja kulu-laskun laatimista varten. Ohjelma otettiin käyttöön vuoden 2015 alussa. Tehty opinnäytetyö on toiminnallinen, ja se perustuu siirtymävaiheiden aikana tehtyyn käytännön työhön, kuten käyttäjien määrittämiseen ja kululajien perustamiseen, sekä raportointiin.

Sähköisen matka- ja kululaskun tarkoituksena on vähentää työmäärää ja nopeuttaa rahan kiertoa, sekä selkeyttää ja helpottaa kierrätysvaiheita matka- ja kululaskujen maksatusprosessissa. Taloushallinnon automatisointi on välttämätön keino ylläpitää yrityksen kilpailukykyä jatkuvasti kehittyvässä yritysmaailmassa. Sähköinen matka- ja kululasku vähentää työmäärää erityisesti palkkahallinnossa ja maksuliikenteessä.

Laatimani kirjallisen ohjeen tavoitteena on toimia apuna sähköisen matka- ja kululaskun tekemiseen. Ohje pitää sisällään osiot kotimaan sekä ulkomaan matkalaskun täyttämistä varten, sekä osion kululaskun tekemistä varten. Ohjetta tullaan päivittämään tulevien ohjelmistopäivitysten mukaisiksi.

This thesis deals with the process and implementation of the electric travel and expense invoice introduced in Pohjois-Karjalan Kirjapaino Oyj. The author of this thesis was involved in implementing this project. The main goal was to create a guide on how to make an electric travel and expense invoice. The software was launched at the beginning of year 2015. This thesis is based on the practical work carried out during the transition phase, such as user definition, adjusting the settings, and reporting.

The main purpose of the electric travel and expense invoice is to reduce the workload and to speed up money circulation. It is also developed to ease and clarify the approval chain during the process. Automation of the financial administration is a necessary way to maintain the company’s competitiveness in a constantly evolving business world. Electric travel and expense invoice reduces the workload especially in payroll management and in payment transactions.

The result of this thesis was a manual which guides you through making an electric travel and expense invoice. The instruction contains separate manuals for a foreign and a domestic travel invoice as well as a separate manual on making an expense invoice. The instructions will be updated to match the future software updates.