Kirjanpidon erityiskysymykset agentuuriliiketoiminnassa

Abstract

Työn tarkoituksena oli selvittää agentuuriliiketoimintaa harjoittavan yrityksen toimintaprosessit ja täydentää olemassa olevaa toimintaohjeistusta yleisimmissä kirjanpidon erityistilanteissa. Tällä pyritään sujuvoittamaan päätöksentekoa päivittäisessä työssä ja parantamaan kirjanpidon sekä tilinpäätösraportoinnin laadukkuutta. Työssä tarkastellaan myyntisaamisten hallintaa, vaihto-omaisuuden hallintaa, tase-erittelyitä ja kirjanpidon varauksia. Työ toteutettiin toimintatyyppisenä. Tarkastelun alla oleva toimintaympäristö oli agentuuriyritys ja sen taloushallinto. Työssä hyödynnettiin laadullisista menetelmistä havainnointia ja haastatteluja. Koska tutkimuksen kohteena olevat prosessit olivat yrityksen sisäistä tietoa, haastateltavat valittiin sen perusteella, että heillä on tutkittavien toimintaprosessien osalta olennaista tietoa. Aineistoa koottiin tutkimuksen kohteena olevasta yrityksestä, kirjanpitolaeista sekä erilaisista kirjanpidon julkaisuista. Opinnäytetyössä teoreettinen viitekehys koostuu myyntisaamisten hallinnasta, vaihto-omaisuuden hallinnasta sekä tase-erittelyiden ja kirjanpidon varausten laadinnasta. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään agentuuriliiketoimintaa. Tätä teoriaa vasten tarkasteltiin tutkimuksen kohteena olevan yrityksen toimintaprosesseja.

Opinnäytetyön osalta selvisi tarkasteltavan yrityksen nykyiset toimintaprosessit. Yrityksen toimintamallin ollessa sellainen, että huolehditaan asioista toisten puolesta, johtaa tämä hyvin tarkkaan tasoon toimia. Yrityksessä pyritään toimimaan ennakoivasti, ja vaikka tilanteita saatetaan ratkaista tapauskohtaisesti, turhia riskejä ei haluta ottaa edes lisämyynnin toivossa. Perusprosessit ovat myyntisaamisten hallinnan, vaihto-omaisuuden hallinnan, tase-erittelyiden ja kirjanpidon varauksien laadinnan osalta melko tarkasti määritelty. Suuria muutoksia toimintaohjeistukseen ei tule. Tärkeimpinä kehityskohteina ovat prosessien eri vaiheiden tarkennus, jotta kaikki tarvittavat toimenpiteet tulevat tehdyksi ja henkilöstö pystyy toimimaan itsenäisesti. Sen lisäksi tarvitaan täsmennystä siihen miten kauan eri vaiheiden tulisi viedä ajallisesti. Ohjeistus antaisi toiminnalle raamit, mutta jättää päivittäisessä toiminnassa edelleen mahdollisuuden toimia tapauskohtaisesti.

Financial Characteristics of the Agency Business

The purpose of thesis was to examine the current processes and complete the procedures in special financial situations. The commissioner company is an agency and specifically its financial department. The objective is to streamline the daily decision-making and improve the quality of financial statements. In this thesis, the examination focuses on controlling the accounts receivables and current assets, specifications of a balance sheet and allowances in accounting.

The research is qualitative and the used methods were observation and interviews. Interviewees were chosen based on their relevant knowledge level of the company’s processes, because these processes are the company’s internal knowledge. The data was gathered from the commissioner company, the Accounting Act and different publications of accounting. The theoretical section of the thesis includes theory of controlling accounts receivables and current assets, drawing up specifications of a balance sheet and allowances in accounting. One section depicts the agency business.

The current processes of the case company were clarified. Because the case company sees to the business of other organizations, it has led to a very pedantic way to operate. The company aims to be proactive and although situations are solved case by case, unnecessary risks are not taken even if it could lead to extra sales. The basic processes related to controlling accounts receivables and current assets, drawing up specifications of a balance sheet and allowances in accounting are in order. Therefore making big changes to the procedures is not necessary. The conclusion is that the most important improvement is to specify more the different phases of the processes, so that all the necessary phases are conducted properly and employees can work more independently. Clarifying the time frames of processes is needed. Carrying out these procedures would provide operating frames, but it would leave the possibility to solve situations case by case.