Palkkahallinnon dokumentinhallinnan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajan palkkahallinnon dokumentinhallintaa. Opinnäytetyö oli toimeksianto yritykseltä X, joka toimii muodin vähittäismyynnissä. Tutkimus päätettiin toteuttaa, koska yritys koki nykyisen arkistoinnin ja dokumentinhallinnan tehottomaksi ja suunnittelemattomaksi. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaisia vaihtoehtoja arkistointiin ja dokumentinhallintaan yrityksellä on, sekä esittää kehitysehdotuksia palkkahallinnon dokumentinhallinnan tehostamiseksi.

Tutkimuksen tietoperustana olivat arkistoinnin perusteet sekä palkka- ja henkilöstöhallinnon teoria sekä niihin liittyvä lainsäädäntö. Näiden lisäksi tutkimuksen teoriana käytettiin tietoja erilaisista dokumentinhallintajärjestelmistä. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jotta tutkimuskohteesta saatiin syvällistä ja tarkkaa tietoa. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla, haastattelemalla kahta yrityksen henkilöstöhallinnon työntekijää. Haastatteluilla selvitettiin dokumentinhallinnan nykytilaa sekä resursseja, jotka yrityksellä on käytettävissä.

Tutkimuksen tuloksena yritykselle voitiin esittää kehitysehdotuksia dokumentinhallintaprosessiin, koskien esimerkiksi palkkahallinnon dokumenttien säilytysaikoja. Tämän lisäksi yritykselle esitettiin vaihtoehtoisia tapoja arkistoinnin järjestämiseksi. Ehdotuksissa huomioitiin yrityksen resurssit ja näiden pohjalta yritykselle tehtiin suositus valittavasta järjestelmästä. Yritys voi hyödyntää tutkimuksen tuloksia päätöksenteossa kehittäessään dokumentinhallintaansa.

The purpose of the thesis was to develop document management of the payroll administration in the selected Company X. The thesis was commissioned by a retail company that operates in fashion industry. The research was conducted because employees felt that the current document management and archiving in the company was ineffective and they were missing a plan of archive. The aim of the study was to find out the alternatives to filing and document management that was suitable for the company. The aim was also to present development suggestions for company’s document management.

The theoretical framework of the research consists of the archiving theory, the theory of payroll and human resource management and legislation related to those. The theoretical basis of the research based also to different kind of document management systems. The research was a qualitative case study to gain accurate information about Company X. The research was carried out with semi-structured interviews for two employees in HR. In the interviews there were investigated the current state of document management and the company's available resources.

As a result of the research it was found developing suggestions for the document management process in the company. The company was also offered alternative ways of organizing their archiving. The proposals took into account the company’s resources and based on these, there were made a recommendation for the system to be selected. When developing the document management can company utilize the results of the research in its decision-making process.