Henkilöstöhallinnon asiakirjojen arkistointisuunnitelma Case: Sodexo Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli luoda Sodexo Oy:lle arkistointisuunnitelma. Sodexo Oy toimii Suomessa eri tilapalveluiden tarjoajana näitä ovat esimerkiksi ruokailu- ja kiinteistöpalvelut. Sodexo on yksi maailman suurimmista yrityksistä. Sodexo on perustettu Ranskassa vuonna 1966, mistä se on levinnyt ympäri maailman.

Selkeä arkistointitoimi helpottaa yrityksen asiakirjahallintaa. Hyvin suunniteltu arkistointi vähentää asiakirjojen etsimiseen käytettävää aikaa. Arkistointisuunitelman tarkoituksena on selkeyttää asiakirjahallinnon arkistointi tarpeita. Arkistointisuunitelmasta selviää mitä asiakirjoja tulee säilyttää, kuinka kauan ja se onko asiakirja salassapidettävä. Arkistointi suunnitelman tarkoitus on helpottaa asiakirjojen löydettävyyttä ja selkeyttää asiakirjojen arkistointi tarpeita. Opinnäytetyöstä on rajattu pois sähköinen arkistointi ja keskitytään vain paperiseen arkistointiin sillä lähes kaikki arkistointi toteutetaan vielä fyysisessä muodossa. Opinnäytetyön arkistointisuunitelma käsittelee nimenomaan henkilöstöhallinnon asiakirjoja.

Opinnäytetyö muodostuu kahdesta eri osiosta. Ensimmäisessä osassa käydään läpi arkistointiin ja asiakirjoihin liittyvää teoriaa sekä lakeja ja säädöksiä. Teoriapohja on kerätty asiaankuuluvasta kirjallisuudesta sekä internetistä. Toisessa osassa luodaan itse arkistointisuunnitelma. Lopputuotoksena syntyy henkilöstöhallinnon asiakirjojen arkistointisuunnitelma. Arkistointisuunitelman luomisessa on käytetty teoriaosassa läpikäytyjä arkistoimisen periaatteita. Arkistointisuunnitelma tarvittiin koska arkistoitaessa on tärkeää, että asiakirjat pysyvät helposti saatavissa ja ajan tasalla, eikä asiakirjojen säilytyksestä ole vielä tehty kunnollista ohjetta.

Archiving Plan for Human Resource Documents : Case: Sodexo Ltd.

The meaning of this Bachelor’s thesis was to create an archiving plan for Sodexo Ltd. In Finland Sodexo Ltd operates in offering different property services which include catering and estate services. Sodexo is one of the largest corporations in the world. Sodexo is founded in France in 1966 from where it has spread all over the world.

Well organized archives make it easier to find certain information. A good plan for archiving will reduce the amount of time it takes to find a specific document. The purpose of an archive plan is to clarify different needs for archiving. The archive plan will help the archive users to find the information needed about the documents. The plan contains information about the time the document need to be archived, which documents have to be archived and information about the confidentiality obligation. The thesis doesn’t contain information about electrical archiving. The archiving plan only contains information about physical documents. The archiving plan is made specifically for human resource documents.

The thesis contains of two different sections. The first part is a theoretical background about archiving, documents, laws and regulations. The theoretical aspects are gathered from relevant sources, both online and books. The empirical section is the archiving plan. The end result is an archive plan for human resource documents. The plan was made according to the theoretical framework described in the first section of the present thesis. The need for an archive plan arose because it is relatively easy to archive documents that are not necessary. It is important that archives are well organized so the correct information can be easily found. Sodexo didn’t have an archiving plan yet so there was certainly a need for one.