Hallitulla muutosjohtamisella kohti kaupungin ja ulkoisten toimijoiden innovaatioyhteistyötä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kehittää toimintamalli muutosprosessin hallintaan, jossa kaupunki muuttuu itseään hyödyttävien ulkoisten toimijoiden yhteisinnovaation edistäjäksi. Tarkoitus on siis löytää kaupungin sekä yksityisen sektorin, kolmannen sektorin, koulutuslaitosten ja kansalaisten innovaatioyhteistyöhön liittyviä haasteita sekä ratkaisuja niihin. Työssä kuvataan innovaatioyhteistyön nykytilannetta ja muotoillaan tavoitetilanne sekä toimintamalli muutosprosessin hallintaan. Työ on osa Laurean tutkimusyksikön toteuttamaa hanketta ”Palvelutuotannon ja palveluinnovaation avoin kehittämismalli älykkäässä kaupungissa: Toimintakonsepti ja –malli julkisen päätöksenteon tueksi.”

Kvalitatiivisen tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu kolmesta pääluvusta, jotka ovat julkisen sektorin johtamisen ja päätöksenteon erityispiirteet, innovaatiot julkisella sektorilla sekä muutosjohtaminen. Teoriassa kuvataan uusia osallistavia ja verkostomaisia julkisen johtamisen malleja, yksityisen ja julkisen sektorin välisiä eroja päätöksenteossa sekä avoimia innovaatioita ja innovaatioalustoja. Muutosjohtamista käsittelevissä luvuissa kuvataan muutosprosessin vaiheita eri teorioiden mukaan ja keinoja muutosvastarinnan vähentämiseen.

Hanketta varten kerätty laaja haastatteluaineisto pitää sisällään 65 litteroitua syvähaastattelua. Tästä aineistosta syvälliseen tarkasteluun on valittu seitsemän työn tavoitteen ja kysymyksenasettelun kannalta erityisen hedelmällistä haastattelua. Aineisto analysoitiin käyttäen ensin aineistolähtöistä sisältöanalyysiä, jonka perusteella hahmoteltiin innovaatioyhteistyön nyky- ja tavoitetilanne. Työn kehittämisosuudessa muotoiltiin teorialähtöistä sisältöanalyysiä ja backcasting-menetelmää soveltaen toimintamalli muutosprosessin hallintaan.

Empiirisen aineiston avulla tuotiin esiin haasteita nykytilanteessa sekä hahmoteltiin tulevaisuuden tavoitetila, jossa innovaatioyhteistyö kaupungin ja ulkoisten toimijoiden välillä olisi mahdollistunut. Suurimpaan osaan haasteista ja kehitysehdotuksista kaupungin on mahdollista vaikuttaa ainakin osittain. Löydöksissä havaittiin myös tekijöitä, jotka eivät ole suoraan kaupungin hallinnassa. Tämän luokittelun alle muodostui neljä alaluokkaa, joihin haasteet ja kehitysehdotukset liittyvät. Näitä ovat organisaation toiminta, johtaminen ja päätöksenteko, kaupungin ja ulkoisten toimijoiden välinen yhteistyö sekä lainsäädäntö ja muu toiminnan sääntely.

Muutosprosessin kuvauksessa ohjaavana teoriana käytettiin John P. Kotterin (1996) muotoilemaa ja Appelbaumin ym. (2012) päivittämää mallia muutosprosessin kahdeksan askelta. Innovaatioyhteistyön tavoitetilanteen eri tavoitteet jaettiin prosessin eri vaiheisiin. Tavoitteisiin pääsemiseksi löydettiin ratkaisuja empiirisestä aineistosta sekä teoreettisesta viitekehyksestä. Näin muodostettiin toimintamalli tukemaan muutoksen toteutumista ja sitä kautta innovaatioyhteistyön mahdollistumista.

Työ pystyi vastaamaan sille asetettuihin tavoitteisiin ja tutkimuskysymyksiin sekä kehittämistehtävään. Tulokset ovat hyödynnettävissä myös hankkeen ulkopuolella tapauksissa, joissa kunnallisen sektorin toimija pyrkii yhteistyöhön jonkin toisen sektorin toimijan kanssa.

This Master’s Thesis aims at developing an operating model for controlling the change process, where the city turns into a contributor of innovation co-operation of self-benefiting external actors. The purpose is to find challenges and solutions concerning the innovation co-operation of the city, private and third sector actors, research institutes and citizens. The status quo and goal state of the innovation co-operation and the operating model for controlling the change process between them is described in the thesis. The thesis is part of a project by the R&D department of Laurea University of Applied Sciences called “Open Service Innovation and Production in a Smart City: Concept and Model for Public Government Decision Making”.

The theoretical framework of this qualitative research consists of three main chapters: Public Sector Management and Decision-making, Innovations in the Public Sector and Change Management. New inclusive and netlike public sector management models, the differences in decision-making between the private and public sector, open innovation and open innovation platforms are described in the theory. The different points of change process and ways of decreasing change resistance are described in the chapters about change management.

The large data collected for the project includes 65 in-depth expert interviews. The seven most prolific interviews considering the aim and the research questions of the thesis are analysed profoundly. The data was first analysed using inductive analysis, based on which the status quo and goal state was outlined. The operating model for controlling the change process was developed applying abductive analysis and the idea of the backcasting method.

The challenges and the goal situation of the innovation co-operation of the city and external actors were described based on the empirical data. The city can impact most of the challenges and improvement suggestions, but some of them are out of the city’s control. These findings were distributed into four categories that are the operations in organisation, management and decision-making, co-operation of the city and external actors and the bureaucracy related to the public procurement.

The main theory that was used for illustrating the change process is the 8-step change process created by John P. Kotter (1996) and updated by Appelbaum et al. (2012). Various objectives of the goal state of innovation co-operation was distributed into different steps of the change process. The solutions for achieving the goals were found from the empirical data and theoretical framework. This is how the operating model to support the change process and thereby to enable the innovation co-operation was developed.

The thesis reached the goals and mission set for it and could answer to the research questions. The results can also be utilized outside the project in many situations where an actor of the public sector aims at co-creation with an external actor.