Kainuu kansainvälisellä kartalla : Kainuun liiton kansainvälisen viestinnän suunnitelma

Abstract

Kainuun liitto on yksi Manner-Suomen 18 maakuntaliitosta, joilla on lakisääteisten tehtäviensä lisäksi myös muita, niiden jäsenkuntien niille antamia tehtäviä. Kainuun liitolla on laaja vastuu maakunnan kehittämisestä ja sen kansainvälisestä toiminnasta. Suuri osa kansainvälisestä yhteistoiminnasta toteutuu yhdessä muiden alueen keskeisten toimijoiden kanssa.

Kaikki yhteistoiminta edellyttää toimivia viestintäprosesseja. Kainuun liiton tulee onnistua viestinnässään useiden sidosryhmien kanssa ja huolehtia maakunnan edunvalvonnasta sekä positiivisesta tunnettuudesta niin kansallisella kuin kansainvälisellä tasolla. Kansainvälisyys itsessään tuo viestintään omat haasteensa, samoin kuin kansainvälisen toiminnan hajanainen järjestäytyminen organisaatiossa. Toiminnan vastuut on jaettu kullekin työntekijälle heidän omaan työnkuvaansa liittyen.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Kainuun liiton kansainvälistä viestintää tulisi kehittää, jotta se palvelisi organisaation perustehtävää ja tukisi maakunnan kehittämistä parhaalla mahdollisella tavalla. Aihetta lähestyttiin käytännön kehittämistyön ja tapaustutkimuksen näkökulmasta.

Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin Kainuun liiton työntekijöille ja maakunnallisille poliitikoille tehdyn sisäisen kyselyn pohjalta Kainuun liiton kansainvälisen toiminnan tärkeimmät sidosryhmät. Toisessa vaiheessa analysoitiin Kainuun liiton käytössä olevien viestinnän työkalujen toimivuutta sähköisten palvelujen tarjoaman analytiikan avulla. Kolmannessa vaiheessa toteutettiin verkostoviestinnän arviointi teemahaastatteluna niiden henkilöiden kesken, jotka työssään toimivat osana kansainvälisiä verkostoja. Opinnäytetyön konkreettisena tuloksena laadittiin kansainvälisen viestinnän osio Kainuun liiton viestinnän linjauksiin, joka on helposti seurattava kansainvälisen viestinnän suunnitelma.

Viestinnän kehittämistyö jatkuu organisaatiossa tulevina vuosina. Aluehallinnon uudistuksen myötä Kainuun liitto sulautuu osaksi suurempaa maakunnallista organisaatiota. Toivottavaa on, että tämän opinnäytetyön tulokset voivat omalta osaltaan tukea uuden organisaation toimintojen suunnittelua.

Regional Council of Kainuu is one of the 18 Regional Councils in Mainland Finland. In addition to its duties stipulated by the law, the organisation has other tasks given by its member municipalities. The Regional Council of Kainuu has a broad responsibility in developing the region and its international activities. A large part of international co-operation is realized together with other key actors in the region.

Any co-operation requires effective communication processes. The Regional Council of Kainuu must successfully communicate with various stakeholders within the region, to supervise the regions’ interests and create as well as maintain the positive reputation of the region, both at national and international level. International communication in itself brings its own challenges, as well as the fragmented system of international activities within the organisation of the Regional Council. The responsibility of international activities and international communication lies with every employee of the organisation, as a part of their everyday work.

The aim of this study was to find out how the international communications of the Regional Council should be developed to serve the basic mission of the organisation and support the development of the region. The subject was approached from the perspective of practical development work and case study. The first phase of the study was to define the main stakeholder groups of international actions; this was done based on an electronic survey sent both to the employees of the Regional Council of Kainuu and the regional politicians. During the second phase, communication tools used in the office of the Regional Council were assessed using the web analytics tools available. In the third stage, communication within international networks was assessed based on a group interview realized among the employees involved in such activities.

This thesis resulted as a section of international communications to the Communications Policies of the Regional Council of Kainuu, as well as a compact plan of international communications, that will be easy to monitor. Development of communication will continue during the upcoming years. In the regional administration reform, the Regional Council of Kainuu will merge to a larger regional organisation. Hopefully this thesis may be used to help planning the activities of the new organisation.