Viestinnän seuranta- ja arviointimenetelmien kehittäminen Lappeenrannan kaupungille

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin, mitkä ovat Lappeenrannan kaupungin viestinnän tärkeimmät seurantaa ja arviointia kaipaavat osa-alueet, ja kehitettiin niitä varten selkeät ja konkreettiset seuranta- ja arviointimenetelmät. Lisäksi selvitettiin, mitkä ovat keskeiset viestinnän seurantaan liittyvät termit ja mitä niillä tarkoitetaan, sekä esiteltiin erilaisia, jo olemassa olevia seuranta- ja arviointimenetelmiä.

Tärkeimmät viestinnän seurantatarpeet selvitettiin Lappeenrannan kaupungin viestinnästä vastaavien henkilöiden haastattelujen, alan kirjallisuuden ja verkkolähteiden sekä tekijän omien havaintojen perusteella. Tärkeimmiksi seurattaviksi viestinnän osa-alueiksi osoittautuivat kuntalaisviestintä, mediaviestintä, sidos- ja yhteistyöryhmäviestintä, työyhteisöviestintä sekä verkkoviestintä. Näiden viestinnän osa-alueiden avulla tuetaan kuntien viestinnän perimmäistä tehtävää eli demokratian toteuttamista ja edistämistä. Seuranta- ja arviointimenetelmien kehittämisessä käytettiin apuna alan kirjallisuutta, verkkolähteitä sekä erityisesti kuntien viestinnän seuranta- ja arviointijärjestelmä KISAa, jonka Suomen Kuntaliitto ja Helsingin yliopiston Viestinnän tutkimuskeskus ovat yhteistyössä kehittäneet. Viestinnän eri osa-alueiden seurannassa ja arvioinnissa päädyttiin hyödyntämään erilaisia seurantataulukoita, KISA-järjestelmän kyselyjä sekä muita kyselyjä, mediaviestinnän kohdalla media-analyysimallia sekä verkkoviestinnässä KISA-järjestelmän verkkoviestinnän sisältölähtöisen arvioinnin mallia, eli VESLAa.

Opinnäytetyön produktiivisena osana toteutettiin opas Lappeenrannan kaupungin viestinnän seurantaa ja arviointia varten. Se sisältää Lappeenrannan kaupungille suunnatut viestinnän seuranta- ja arviointivälineet, ohjeet niiden käyttämiseksi sekä muuta ohjeistusta viestinnän seurantaan ja arviointiin liittyen. Viestinnän seuranta vaatii suunnitelmallisuutta, järjestelmällisyyttä ja säännöllisyyttä, jotta voidaan saada käyttö- ja vertailukelpoista tietoa viestinnän kehittämistyötä varten. Ei ole olemassa yhtä yleispätevää tapaa tai selkeää mallia seurata ja arvioida viestintää erilaisissa organisaatioissa. Siksi seuranta pitää suunnitella aina tapauskohtaisesti huomioiden erityisesti organisaation toiminnan ja viestinnän tavoitteet, joihin vertaillaan seurannan perusteella saatuja tuloksia.

This thesis examined the main sectors of communication that City of Lappeenranta should monitor and evaluate. Explicit and concrete monitoring and evaluating methods were developed for those sectors. In addition, the key terms related to communication evaluation and their content were examined. Different monitoring and evaluating methods were also introduced.

The main sectors of communication that should be monitored were established by interviewing the communication people of the City of Lappeenranta, reading communication literature and web sources, and by utilising the writer´s own observations. It turned out that the main sectors were communication with the inhabitants of the municipality, media communications, communication with stakeholders and partners, internal communication and network communication. These sectors support the main mission of the municipality´s communication, which is to maintain and advance democracy. Monitoring and evaluating methods were developed on the basis of communication literature, web sources, and a monitoring and evaluation system of municipalities called KISA. The system is developed by the Association of Finnish Local and Regional Authorities, and the Communication Research Centre of the University of Helsinki. Different kinds of quantitative monitoring forms, different inquiries, a media analysis model and a website content evaluation model were developed or established for the communication sectors.

The productive part of this thesis consists of a guide book for monitoring and evaluating the communications of the City of Lappeenranta. The guide book contains the monitoring and evaluating methods, instructions for their use, and other instructions for monitoring and evaluating communications. As yet, there is not just one specific way to monitor communications that would suit different kinds of organizations. Communications monitoring and evaluating should be systematic, so that one can have useful and comparable information for developing the communications. Especially the function and communication goals of the organization must be considered when planning the monitoring and evaluating of communication.