Perehdytysmateriaalien luominen palvelumuotoilun avulla. Case: Kahvila X

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda kolme erilaista perehdytysmateriaalia kahvila X:lle. Ensimmäisenä luotiin päivitetty versio perehdytyskansiosta kahvila X:n toimipisteelle. Perehdytyskansion materiaalista tehtiin tiivistetympi perehdytysmateriaali kahvila X:ssä aloittaville kesätyöntekijöille ja viimeisenä luotiin yhden sivun mittainen tiivistelmä perehdytyksestä vuokratyöntekijöille.

Opinnäytetyössä perehdytysmateriaalien työstäminen kahvila X:lle tuli toiveena toimeksiantajalta. Kahvila X:n nykyiset perehdytysmateriaalit eivät vastanneet kahvilan tarpeita ja tästä syystä kahvila X:n toimipisteelle haluttiin luoda omat, toimipaikkakohtaiset perehdytysmateriaalit. Perehdytysmateriaaleista rakennettiin selkeämpi kokonaisuus, joka helpottaisi materiaalien hyödyntämistä. Kahvilan työntekijöiden näkökulmasta nykyisiä perehdytysmateriaaleja oli vaikea hyödyntää päivittäisessä työssä. Materiaaleissa huomioitiin monia epäkohtia, joihin kaivattiin päivitystä ja yhtenevää kokonaisuutta. Materiaaleista haluttiin luoda selkeämpi kokonaisuus, joka toimisi apuvälineenä ja tukimateriaalina työntekijöiden päivittäisessä työssä.

Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään perehdyttämisen määritelmää, työnopastusta, työturvallisuuteen liittyviä lainsäädännöllisiä tekijöitä ja toimintaympäristön ymmärtämistä. Opinnäytetyö etenee Stefan Moritzin palvelumuotoiluprosessin vaiheiden mukaan kahdessa eri vai-heessa eli ymmärrä ja kehitä –vaiheissa. Ymmärrä -vaiheen aikana kerättiin neljän tutkimusmenetelmän avulla tietoa kahvila X:n nykyisestä perehdytyksestä ja sen laadusta. Menetelminä käytettiin ohjauskeskustelua, sähköistä kyselylomaketta, toisen kahvilan perehdytystilaisuuden benchmarkingia sekä uuden työntekijän teemahaastattelua. Ymmärrä –vaiheesta saatujen tulosten avulla siirryttiin kehittämään ideoita perehdytysmateriaalien työstämisestä. Kehitä -vaiheen aikana käytettiin 5 x miksi -ideointimenetelmää. Kehitä -vaiheessa saatiin selville, että kahvila X:llä oli tarvetta yksityiskohtaisemmille perehdytysmateriaaleille. Perehdytysmateriaalien sisältöön haluttiin lisätä ja kohdentaa yksityiskohtaisempaa asiasisältöä kahvila X:stä sekä sen toiminnasta. Kehitä -vaiheen aikana luotiin kolme erilaista perehdytysmateriaalia kahvila X:n käyttöön. Perehdytysmateriaalien pohjana hyödynnettiin ymmärrä –vaiheen aikana kerättyä tietoa.

Opinnäytetyön tulosten perusteella voitaneen todeta, että perehdytyksellä on tulevaisuudessa tärkeä merkitys niin työntekijälle kuin itse perehdyttäjälle. Perehdytysmateriaalien avulla voidaan lisätä työntekijöiden itsevarmuutta omasta ammattitaidostaan sekä osaamisestaan. Perehdytyksellä voidaan myös helpottaa työntekijöitä sisäistämään työpaikan toimintatavat, työturvallisuuteen liittyvät asiat sekä rohkaisemaan työntekijöitä toimimaan uudessa työympäristössä omatoimisesti.

The objective of this thesis was to create three different orientation material packages for café X. The first was an updated version of the orientation folder for café X's office. From the orientation folder material, a more compact orientation material was drawn up for the summer workers in café X. Lastly a one-page summary of induction for temporary workers was established.

Developing induction materials for café X was necessary and the commission was received from café X. The present induction material no longer fulfilled the needs of café X’s workers, and therefore the commission was to create more specific and detailed induction materials for café X. The commission was to build a clearer set of induction materials, which would facilitate the utilization of the materials. From the café worker’s point of view, the current induction materials were considered challenging to utilize in their day-to-day work. The materials incorporated many disadvantages, which required updating and coherence. The purpose was to create a set of induction materials that would serve as a tool and support material for the employees' daily work.

This thesis defines orientation, job guidance, and legal aspects of work safety. An understanding of the operating environment is also established in the theoretical framework. The thesis proceeds according to the Stefan Moritz's service design process using Understanding and Developing phases. During the Understanding phase, four research methods were used to gather information about the present orientation and its quality of café X. The methods used were control conversation, electronic questionnaire, benchmarking of another café orientation event and a theme interview with a new employee. By understanding the results of the step-by-step process, ideas were developed for the renewed induction materials. During the Developing phase, the 5 Why’s technique from Six Sigma was utilized. At the Developing phase, it was discovered that café X had a need for more detailed induction materials. The content of the induction materials needed to be more detailed about café X and its activities. Three orientation material packages were created for café X during the Developing phase, which were based on the gathered information of the Understanding phase.

The information gathered during Understanding and Developing phases revealed that orientation and induction materials are important for both the employees and managers in charge of induction. The induction materials enable employees to be more self-confident with their own professional skills and competences. The induction process can make it easier for employees to internalize workplace practices, occupational safety issues and work independently in the new work environment.