Taloushallinnon näkökulma barter-kauppaan : Case: Lahti Events Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia vuoden 2017 pohjoismaisten hiihtolajien maailmanmestaruuskilpailut järjestäneen Lahti Events Oy:n ja sen kaupallisten kumppanien yhteistyötä, joka oli toteutettu niin kutsutulla barter-kaupalla. Barter-kaupalla tarkoitettaan tässä yhteydessä tilannetta, jossa tavara tai palvelu myydään niin, että vastikkeena toimii kokonaan tai osittain tavara tai palvelut. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella, miten barter-kaupan laskutus on toteutunut Lahti Events Oy:n taloushallinnossa, ja selvittää, miten barter-kaupan laskutus hoidetaan tehokkaasti ja mielekkäästi. Tutkimusaineistona on käytetty barter-laskutusta, niihin liittyviä sopimuksia sekä laskutukseen liittyviä sisäisiä muistioita.

Teoriaosuudessa käsitellään sponsorointia ja sen vastineita, kansainvälistä vaihtokauppaa ja muita vaihtokaupan muotoja. Lisäksi käydään läpi vaihtokaupan käsittely kirjanpidon kannalta.

Tutkimuksessa havaittiin, että laskutusta oli käsitelty neljällä eri tavalla, joista kuittauksen käyttö ja laskun kokomääräinen maksaminen puolin ja toisin todettiin taloushallinnon prosessien kannalta parhaimmiksi. Ensiksi mainittu on selkeä eikä aiheuta ylimääräistä työtä taloushallinnon henkilökunnalle. Viimeksi mainittu mahdollistaa barter-osuuden laskuttamisen kumppanilta ennen kuin ostoja on tehty, mikä voi olla kassavirran kannalta toivottavaa etenkin niissä tapauksissa, joissa ostot keskittyvät tapahtuman tai projektin loppuun.

Lopputuloksena todettiin, että barter-sopimukseen liittyvästä laskutuksesta on hyvä sopia mahdollisimman yksityiskohtaisesti kirjallisessa sopimuksessa. Laskutustapaa valitessa on tärkeä ottaa huomioon sponsoroitavan osapuolen kassavirta.

This thesis focuses on the barter deals between the organizer of the FIS Nordic World Ski Championships, 2017 Lahti Events Oy, and its sponsors. In this context, the concept of barter refers to the practice of using products or services as payment. Products or services may be used to pay for the whole transaction or just a part of it. The goal of the thesis was to examine how the billing of barter deals is handled in the financial department of Lahti Events Oy. Moreover, the goal was to determine which billing practices would be best from the point of view of accounting. The research data consist of the barter deal invoices, written agreements the deals were based on as well as internal memos concerning billing.

The theoretical section of the thesis starts by introducing the concept of sponsorship. Then, different forms of bartering are introduced, including bartering in international trade and in marketing as well as bartering as a business model. The concept of bartering and how it is defined in Finnish sources is also examined in this section. Finally, bartering is discussed from the point of view of accounting.

An analysis of the data revealed that there are four different ways to bill bartering transactions. Out of these, two were considered to be best. Firstly, setting off a bill is easy and recommendable in many cases. This means that the involved parties do not unnecessarily have to transfer money between banks. However, there may be situations in which billing and paying the bill due in full might be useful. This is especially true in cases in which the sponsored party would like the sponsor to pay for the services it has received before there are any purchases from which to set the bartered amount off.

In conclusion, it is important to agree on the way the billing of bartering agreements is to be carried out and also have this written in the contract. It is also important to think about the cash flow of the sponsored party when choosing the best way to bill barter contracts.