Johdon raportoinnin kehittäminen sivistystoimialalla : Case Lahden kaupunki

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää johdon raportoinnin nykytila sekä johdon tarpeet raportoinnille tulevaisuudessa. Kohteena selvityksessä oli Lahden kaupungin sivistystoimiala ja sieltä erityisesti vastuualueiden ja palveluyksiköiden johtajat. Johdon tarpeiden perusteella tavoitteena oli myös määritellä raportoinnin tavoitetila sekä esitellä toimenpide-ehdotuksia sille, kuinka nykytilasta päästään määritettyyn tavoitetilaan.

Opinnäytetyön tekemisen aikana tehtiin kaksi ryhmähaastattelua ja kolme yksilöhaastattelua. Lisäksi opinnäytetyön tekijä oli mukana KPMG:n Raportoinnin kehittäminen tiedolla johtamisen tueksi -projektin puitteissa pitämissä haastatteluissa. Haastattelujen lisäksi materiaalia opinnäytetyöhön hankittiin palveluyksiköille kohdistetuilla sähköpostikyselyillä sekä tutustumalla aiheesta aiemmin tehtyihin opinnäytetöihin ja muuhun saatavilla olevaan dokumentaatioon. Lisäksi materiaalia kertyi Raportoinnin kehittäminen tiedolla johtamisen tueksi -projektin tehtävistä ja kokouksista.

Johdon raportoinnin tilanne sekä palveluyksiköiden johtajien tarpeet vaihtelevat yksiköittäin. Tarve sille, että raportointi tukee toiminnan ennakointia ja vaikuttavuuden mittaamista nykyistä paremmin, oli yhteinen kaikille palveluyksiköille. Opinnäytetyön tuloksena saatiin yhteenvetotaulukko raportoinnin nykytilasta ja tavoitetilasta sekä toimenpiteistä, joilla nykytilasta päästäisi tavoitetilaan. Toimenpiteitä ovat raportteihin tarvittavien tietojen kartoitus, raporttien selkiytys, pohjatietojen korjaaminen ja yhtenäistäminen. Näiden lisäksi johdon työpöytäratkaisun käyttöönottaminen koettiin tarpeelliseksi toimenpiteeksi tavoitetilaan pääsemiseksi.

The aim of the thesis was to find out the present state of reporting for management and managements needs for reporting in the future. Subject of investigation was educational and cultural sector of the City of Lahti and from there especially the managers of responsibility areas and service units. The aim was also to define the target state of reporting by the needs of management and represent actions how to get from the present state to the target state.

During the making of the thesis two group interviews and three individual interviews were performed. In addition to those interviews the thesis maker was a part of KPMG’s interviews they made as part of Improvement of reporting for the support of business intelligence -project. In addition to the interviews the material for the thesis was acquired by email inquiries for service units and by exploring earlier made thesis and other dokumentations of the subject. Material was also gathered from the tasks and meetings of the Improvement of reporting for the support of business intelligence -project.

The present state of reporting for management and the needs of service unit managers vary by units. The need that reporting supports the anticipation and effectiveness of actions more effectively was common to all service units. As a result of the thesis a summary sheet was made. The summary sheet includes the present and the target state of reporting and the actions how to get from the present to the target state. The actions are to find out the data needed in reports, clarifying the reports, fixing and unifying the basic data. In addition to this deployment of an information desk solution for management was felt to be needed action to get to target state.