Yritysasiakkaan käyttäytyminen ja tavoittaminen tapahtumatuottajan näkökulmasta

Abstract

Tämän tutkielmallisen opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää vastaavatko toimeksiantajan nykyiset toimintatavat yritysasiakkaiden odotuksia. Lopputuloksen toivottiin antavan suuntaa myös markkinointitoimenpiteiden kehittämiseen, riippuen potentiaalisten asiakasyritysten yleisestä tapahtumatietoisuudesta ja mielekkäimmäksi osoittautuvista toimintatavoista.

Yritys x on vuonna 2008 pääkaupunkiseudulla toimintansa aloittanut tapahtumapalveluiden tuottaja. Toiminnan keskipisteenä on vuonna 2014 vuokrattu juhlatila, jonka myötä suurimmaksi asiakaskunnaksi on muodostunut häitä järjestävät pariskunnat.

Opinnäytetyön tietoperusta koostuu neljästä pääluvusta: asiakasymmärrys, tapahtumapalvelut, yritysten sisäinen ostoprosessi ja yritysasiakkaiden tavoittaminen. Ensimmäinen pääluku selkeyttää asiakasymmärrystä, eli tutkimuksen tuotoksen merkitystä. Toinen pääluku määrittelee yrityksille kohdistuvien tapahtumapalveluiden elementit ja kolmannessa pääluvussa keskittyminen on yritysten sisäisissä ostoprosesseissa. Viimeisessä pääluvussa aiheena on yritysasiakkaiden tavoittaminen markkinoinnillisesta näkökulmasta.

Työ oli mielikuvia ja ymmärrystä hakeva kvalitatiivinen tutkimus. Tiedunkeruumenetelmänä käytettiin sähköistä kyselytutkimusta, joka muodostui 17 kysymyksestä. Avoimet kysymykset analysoi-tiin sisällönanalyysin menetelmin luokittelemalla, kun taas monivalintakysymysten tuloksia vertailtiin vastausmäärien mukaan. Kysely jakautui kolmeen aihealueeseen, joita olivat taustatiedot, ostoprosessin kulku, sekä viestintä ja tavoittaminen.

Tuloksista yllättävinä asioina nousi esiin potentiaalisten asiakasyritysten korkea tapahtuma-aktiivisuus viimeisen kahden vuoden aikana, joista lähes kaikki järjestettiin täysin omatoimisesti ilman ammattilaisten tuotannollista apua. Suosituimpana tapahtumamuotona pidettiin virkistystapahtumia. Yritykset valitsevat mahdolliset palveluntarjoajansa usein niiden yleisilmeen ja imagon perusteella, eli huolimattomuus tällä alueella voi johtaa katoon saaduissa tarjouspyynnöissä.

Yritys x:n on pohdittava suuren hyödyntämättömän asiakaspotentiaalin aktivoimisen keinoja, jotta tapahtumia järjestävät yritykset käyttäisivät apunaan enemmän yritys x:n kaltaisia ammattilaisia. Ratkaisuna asiaan toimisi myynninedistämisen strategisempi toteutus, johon tulisi hyödyntää juhlatilan sijaintia vilkkaan työliikennetien varrella. Juhlatilalla toteutetut edustustapahtumat olisivat tähän tarkoitukseen sopivin keino. Viestinnän osalta yritys x:n toiminta on oikeilla jäljillä, eikä ennakkoon epäillyt ongelma-alueet osoittautuneet todeksi.

The objective of this thesis was to study whether the practices of company x meet the expectations of their potential business clients. The end result was also to give direction for the development of the current marketing measures, depending on how well the potential business clients know the typical use of events. Other development measures of company x depend on communication practices that the potential clients find to be the most pleasant.

This thesis was commissioned by event organizing company x, founded in 2008. It is located in the metropolitan area of Helsinki. The company rented an event suitable venue in 2014, which works as the center for most activities. The venue mostly attracts wedding clients, who at the moment are the commissioner’s largest client group.

The theoretical framework includes four main sections: customer insight, event services, the internal purchase process of companies and how business clients can be targeted. The first section clarifies the meaning of customer insight, which is the main outcome of this thesis. The second section defines the elements of event services that are targeted companies, and the third section focuses on the internal purchase process of companies. The subject of the final section is how to reach business clients when marketing services.

The thesis searched for a better understanding of potential clients. The used method for gathering the information was a survey, which included 17 question. The open questions were analyzed by classifying answers based on similarities. The closed questions were compared to each other for differences given in percentages. The survey incorporated three categories, which were back-ground information, the process of purchasing and communication.

The most surprising result was the high event activity of potential business clients while only some of them used professional help in any stage of event organizing. The most popular event type was recreational events. Companies also pick their potential service providers mostly based on their overall appearance and reputation, so it is crucial for company x to get it right for minimizing the loss of sales.

Company x must think about new methods to activate potential clients so that they would understand the usefulness of professionals in event organizing. One solution is to use more strategic promotion, taking advantage of the great location of the event venue. Inviting potential business clients to promotional events with staged themes would help raising awareness of professionally organized events. The concerns about wrong communication methods proved to be false, so company x may continue communication in the same fashion as previously.