Lemonsoft-ohjelmiston perehdytys- ja käyttöopas Tilitoimisto X Oy: lle

Abstract

Tämä opinnäytetyö perustuu Tilitoimisto X Oy:ltä saatuun toimeksiantoon. Toimeksiantona oli rakentaa yrityksen käyttöön perehdytys- ja käyttöopas Lemonsoft-ohjelmistosta. Opas koostuu kahdesta osiosta; toiminnoista, joilla perehdyttäminen tapahtuu ja käyttöönotettavista toiminnoista, joiden avulla yrityksen toimintaa saadaan sähköisemmäksi ja joustavammaksi sekä helpotettua käyttöönottovaihetta. Perehdyttämisosion pääpaino on toiminnoissa, joita tarvitaan asiakkaiden kuukausikirjanpidon luomiseen sekä tilinpäätöksen tekemiseen. Käyttöönotettaviin toimintoihin sisältyvät pankkiyhteys, konekieliset tiliotteet, verkkolaskutus sekä kirjanpitoarkisto.

Työ toteutettiin tutustumalla Tilitoimisto X Oy:n toimintaan ja selvittämällä yrityksen tulevaisuuden näkymät. Toiminnallisesta opinnäytetyöstä syntyi opas, jota voidaan hyödyntää henkilökunnan yhtenäisessä ja johdonmukaisessa perehdyttämisessä sekä yrityksen toiminnan joustavuuden kehittämisessä. Perehdyttämisosiossa avataan omia sekä toimeksiantajan käyttökokemuksia. Lisäksi työskentelyn tueksi on kerätty teoriaa kirjanpidon ja verotuksen pääperiaatteista. Toiminnan sähköistämisen tueksi teoriaosiossa käydään läpi sähköisen taloushallinnon hyödyt sekä ohjelmiston mahdollistamat toiminnot. Oppaassa käsitellään käyttöönotettavat toiminnot Lemonsoftin tarjoamien opastussivujen kautta. Kyselylomakkeen avulla kartoitettiin asiakkaiden kiinnostusta oman toiminnan sähköistämiseen ja saatuja vastauksia hyödynnettiin oppaan toisessa osiossa.

Opas jätetään julkaisematta, sen tullessa vain toimeksiantajan käyttöön. Toimeksiantajasta käytetään opinnäytetyössä ilmaisua Tilitoimisto X Oy. Opas annetaan sähköisenä versiona, jolloin sitä voidaan päivittää tarpeen mukaan.

This thesis is based on the assignment from Tilitoimisto X Oy. The commission was to create an introduction and a user guide of Lemonsoft software for the company. The guide consists of two parts; factors that are used for introducing the software to employees and deploying factors which will make the company’s functions more electric, flexible and easier to start to use. The main focus of the orientation guide are the factors which are needed to create monthly accounts for customers and to make financial statements. The deploying functions includes a bank connection, electronic account statements, e-invoicing and accounting files.

The assignment was executed by familiarizing with Tilitoimisto X Oy’s operations and clarifying the company’s future plans. As a result of this functional thesis became a guide, which can be utilized to ensure consistent employee orientation and to develop the company’s operations flexi- bility. In the orientation section discusses both personal experiences of the author, and those of the commissioner. In addition, the theory of accounting and taxation principles were collected to support the working. In support of the electrification of the operation, the theoretical part examines the benefits of electronic financial management and the functions enabled by the software. The guide deals with the deploying functions using the pages provided by Lemonsoft. A questionnaire was used to find out customers’ interest in electrifying their own operation and the received an- swers are used in the second part of the guide.

The guide will not be published as it will only be for the commissioner’s use. In this thesis, there expression “Tilitoimisto X Oy” is used instead of the company’s real name. The guide is given as an electronic version, so it can be updated if needed.