Tuotannon KPI-mittarin kehittäminen : case: PostNord Scanning Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kohdeorganisaatioksi valitun digitalisointipalveluja tarjoavan PostNord Scanning Oy:n käytössä olevaa KPI-mittaria eli suorituskykyilmaisinta sekä kehittää yrityksen käyttöön uusi monipuolisempi mittari asiakirjojen lajittelua varten. Kehitettävän KPI-mittarin tarkoituksena oli tuottaa tuotantopäällikölle dataa, jota hyödyntäen olisi helpompi laskea tarvittavia resursseja tuotannon taloudelliseen johtamiseen ennustettujen volyymien mukaan. Lisäksi uudella mittarilla tavoiteltiin hyötyjä myynnille tarjousten kannattavuuslaskentaan.

Tarve kehityshankkeelle syntyi, kun kohdeorganisaation vanha KPI-mittari ei enää soveltunut käytettäväksi uusien käyttöön otettujen skannausohjelmistojen myötä. Nämä sovellukset toimivat eri tavalla, joten uuden mittarin oli toimittava molempien kanssa siten, että saatavaa aineistoa voitiin verrata keskenään skannattavan materiaalin laatu huomioiden.

Työn teoreettinen viitekehys rakentui suorituskykyilmaisimien sekä Lean-ajattelun ympärille, jotka olivat myös kohdeorganisaation toiminnan pohjana. Lisäksi käsiteltiin erilaisia kehitysmenetelmiä Kaizenia ja 5S:ää.

Tässä tutkimuksessa sovellettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja se toteutettiin toimintatutkimuksena. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia ja teemahaastatteluja, jotka kuuluvat laadullisten tutkimusten tärkeimpiin tiedonkeruumenetelmiin ja soveltuivat parhaiten myös tähän tutkimukseen.

Tämän työn tuloksena saatiin kehitettyä uusi KPI-mittari, joka on vanhaa monipuolisempi ja mahdollistaa erilaisten tuotteiden ristiinvertailun. Mittarista näkee helposti lajittelun tehokkuuden sekä päivätasolla että pidemmältä ajanjaksolla. Uudessa mittarissa työntekijät kirjaavat itse tiedot sen sijaan, että tuotannon esimies laskisi näitä yhteen ja täyttäisi ne taulukkoon.

Tutkimuksen tuloksiin pohjautuen voitiin suositella kohdeorganisaatiolle asiakirjojen valmistelun eli lajittelun KPI-mittarin kehittämistyön aktiivista jatkamista. Hyvä ja toimiva KPI-mittari on helposti päivitettävissä oleva ja mahdollisimman automatisoitu, jolloin sen käyttö ei vaadi manuaalista työtä, johon liittyy aina riskejä esimerkiksi käytön puutteellisuudesta tai virheellisistä tiedoista.

Toinen tutkimuksessa esiin noussut kehityskohde oli työaikaleimausten oikea-aikaisuus. Niin kauan kuin tehokkuutta mitattaessa ei ole täysin oikeita aikoja käytössä, ei todellista tehokkuutta pystytä mittaamaan. Todettiin, että työaikaleimauksiin olisi tärkeää panostaa jatkossa ja varmistaa, että henkilöstö ymmärtää sen tärkeyden koko tuotannon resurssoinnin ja taloudellisuuden kannalta.

The purpose of this thesis was to investigate the key performance indicator (KPI) used by the case organization PostNord Scanning Ltd which is offering digitalisation services, and to develop a new, more comprehensive KPI for document preparation. The goal for the new KPI was to produce data for the production manager, to help resource planning and to lead the economical production according to the predicted volumes. The KPI could also be utilized by the sales department for making offers.

The need for this development project was realized when the current KPI of the target organization was not suitable to be used with new scanning software. These applications worked differently and therefore the new KPI had to be suitable for both, so that the data could be compared with the quality of the material being scanned.

The theoretical framework of this thesis was based on key performance indicators and Lean model, which were also used in the case organization. In addition, other development models such as Kaizen and 5S were discussed.

Qualitative research method was used in this thesis and it was carried out as an operational study. The data collection methods were observation and theme interviews, which are among the most important data collection methods of qualitative research and were best for this study too.

The new KPI developed in this study is more versatile than the old one and it makes product comparisons easier. Using the new KPI, the efficiency of the document preparation can be observed both daily and longer time periods. The new KPI requires the staff members to record the data themselves instead of the production manager gathering the data and filling it in.

Based on the results of this study, it was recommended that the target organization actively continue to work on the KPI for document preparation. A good and functional KPI is easy to update and automated, which reduces manual work, which always involves risks such as inadequate use or incorrect information.

Another development target according the results of this study was the right information of working hours. As long as there are no correct times for measuring the performance, it is not possible to measure real efficiency. It would be important to focus on the working hours in the future and make sure that the employees understand its importance for resourcing the production.