ERP-toiminnanohjausjarjestelman toteuttaminen ja sen haasteet : Case: Robert Rakennus Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on ERP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja siihen liittyvät haasteet. Opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata kohdeyrityksessä käyttöönotetun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin vaiheita ja sen aikana ilmenneitä haasteita. Kehitysehdotuksissa pohditaan, kuinka haasteet ja ongelmakohdat tulisi käsitellä, jotta muutosprojektit voitaisiin tulevaisuudessa toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti ja hyvin. Työn ensimmäisessä teorialuvussa keskitytään projektin vaiheisiin. Projektin vaiheita kuvataan tarpeen tunnistamisesta aina projektin päättämiseen asti. Toisessa teoriaosuudessa aiheena on johtaminen ja muutokseen liittyvä muutosvastarinta. Muutosvastarinnan tuomia haasteita pyritään selvittämään muutosjohtamisen näkökulmasta. Työn empiria eli tutkimusosuus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Kohdeyrityksenä tutkimuksessa oli Robert Rakennus Oy. Aineiston keruumenetelminä tutkimuksessa käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä viidelle yrityksen työntekijälle sähköpostitse lähetettyä kyselyä. Kyselyn avulla pyrittiin selvittämään ERP-projektin vaiheiden onnistumista sekä vaiheisiin liittyneitä haasteita ja ongelmakohtia. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksestä ja järjestelmäntoimittajalta saatuja dokumentteja sekä palavereissa käytyjä keskusteluja ja koottuja palaverimuistioita. Tutkimustuloksista selvisi toiminnanohjausprojektin käyttöönottoon liittyvät kehityskohteet. Suurimmaksi kehityskohteeksi ilmeni suunnittelu- ja valmistelutyöhön panostaminen, jolloin mahdollisesti myös toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa tulee ilmenemään haasteita ja ongelmia. Huolellisella ja kokonaisvaltaisella suunnittelulla voidaan vaikuttaa projektin kulkuun positiivisesti. Lisäksi yhdeksi kehityskohteeksi havaittiin projektin täsmällisempi johtaminen sekä asenne ja henkilöstön motivaatio muutosprojektia kohtaan. Täsmällisemmällä johtamisella pystytään vaikuttamaan henkilöstön asenteeseen ja motivaatioon. Asiasanat: ERP-projekti, projektin vaiheet, johtaminen, muutosvastarinta, Robert Rakennus Oy

This thesis deals with the introduction of ERP-system and the related challenges of the introduction. The purpose of this study was to describe the phases of the ERP system project implemented at the target company and the challenges that have occurred during the project. The development proposals for those challenges are presented at the end of this study. The first theoretical part of this study focuses on the project phases. The phases of the project are described from the identification of need all the way to the end of the project. The aim of the second theoretical part is management and change. In addition, the second theoretical part deals with the resistance of change. The challenge of the resistance of change is solved through change management. The empirical part of this study was carried out as qualitative case study in the target company. The target company of this study was Robert Rakennus Oy. The data was obtained by participatory observation and by an e-mail questionnaire. The aim of the survey was to find out the success of the ERP project and the challenges and problems involved in the phases. In addition, the study used existing documentation of the target company and the system vendor as well as meetings and the memos of the meetings. The results of the study revealed the development targets related to the implementation of the ERP project. The biggest development point was to invest more in planning and preparatory work. If planning and preparatory work are inadequate, challenges and problems escalate when setting up the ERP system. Careful and comprehensive planning can make a positive contribution to the project. In addition, one more development objective was more precise management of the project, as well as the attitude and motivation of the staff towards the project. More accurate management affects the attitude and motivation of the staff. Key words: ERP (Enterprise Resource Planning) Project, project phases, management, resistance to change, Robert Rakennus Oy