Verkkolaskutuksen käyttöönotto - Case Visumservice Helsingfors Ab

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää ostolaskujen sähköistämisen hyödyt pk-yrityksessä. Toimintaympäristönä toimi pk-yritys Visumservice Helsingfors Ab. Visumservice välittää asiakkaille viisumi-, laillistamis- ja käännöspalveluita. Tutkimuksen tärkeimpänä tavoitteena on antaa Visumservicelle käsitys verkkolaskutuksen hyödyistä, haasteista ja käyttöönotosta. Opinnäytetyön aihe on rajattu ostolaskujen sähköistämiseen. Visumservicellä on jo käytössään verkkolaskutuksen palveluntarjoaja, joka toimittaa Visumservicen lähettämät myyntilaskut. Tämän opinnäytetyön teoria osuudessa avataan verkkolaskutuksen eri formaatteja ja standardeja. Lisäksi toimintaympäristön määrittelystä selviää yrityksen käytössä olevat järjestelmät ja toimintatavat. Tutkimus tehtiin laadullista menetelmää käyttäen. Tutkimuksessa haastateltiin kahta verkkolaskutuksen asiantuntijaa kahdesta markkinoilla toimivasta verkkolaskuoperaattorista. Haastattelut suunniteltiin opinnäytetyön tietoperustaa hyödyntäen. Haastattelumenetelmäksi valittiin teemahaastattelu, koska harkittujen kysymysten avulla haastatteluista saatiin ajankohtaista ja luotettavaa tietoa verkkolaskutuksesta. Haastattelukysymykset jaettiin seuraaviin teemoihin: hyödyt, käyttöönotto, haasteet ja operaattorin valinta. Haastattelun tuloksien perusteella Visumservice voi arvioida verkkolaskutuksen käyttöönoton kannattavuutta. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että Visumservice voi pienillä muutoksilla alkaa vastaanottamaan ostolaskuja sähköisesti ja samalla saada verkkolaskutuksen tuomia muita hyötyjä. Tuloksista pystytään hyvin havainnoimaan verkkolaskutuksen käyttöönoton haasteet yritykselle. Ostolaskujen sähköistämisen yksi suurimmista haasteista on yhteistyökumppaneiden tiedottaminen. Yhteistyökumppaneita tiedotetaan yrityksen laskutusohjeella, jonka sisältö opastaa laskun lähettäjää toimittamaan laskut oikealla tavalla. Verkkolaskutus tuo kansainväliseen kaupankäyntiin sujuvuutta. Yritykset voivat yllättyä, kuinka monipuolinen ja hyödyllinen verkkolaskutus on. Lähitulevaisuudessa EU-lainsäädäntö voi velvoittaa EU:n alueella toimivia yrityksiä käyttämään verkkolaskutusta pakollisena kirjanpitomenetelmänä. Verkkolaskutus mahdollistaa kaupankäynnin avoimuuden, estää lahjontaa ja vaikeuttaa hyvä veli -verkostojen toimintaa. Verkkolaskutus on nykyaikaa. Verkkolaskutus on kustannustehokasta ja tukee kestävää kehitystä. Digitalisoituvassa maailmassa verkkolaskutus tulee joka tapauksessa yrityksien ja kuluttajien käyttöön, ennemmin tai myöhemmin. Verkkolaskutuksen käyttö helpottaa yritysten päivittäistä toimintaa ja parantaa yritysten tehokkuutta.

The purpose of this thesis was to research the benefits of receiving invoices through e-invoicing. The commissioner of the thesis is a medium-sized company called Visumservice Helsingfors Ab. Visumservice provides third party services such as working permits, visas, legalizations and translations. The main aim was to provide information to Visumservice regarding e-invoicing benefits, challenges and the different stages of the implementation process. This thesis is limited to cover the process of converting purchase invoices into e-invoices. Visumservice already uses an e-invoicing operator to manage its outgoing invoices. The theory in this thesis focuses on different standards and formats used in e-invoicing, as well as different systems and procedures used within the company. The research was conducted by using a qualitative research method. The research consists of interviews from two e-invoicing consultants in different companies within the same market of e-invoicing operators. The interviews were based on the information gained from the theory of the thesis. The used interview method, theme interview, was chosen of the considered questions that provide current and reliable information regarding e-invoicing. The interview material was recorded for later analysis. Based on the valuable information gained from the interviews, Visumservice can evaluate the benefits of implementing e-invoicing systems. The results gained from the research indicate that Visumservice can with small changes implement e-invoicing. The results also point out the challenges of implementing the e-invoicing process. One of the biggest challenges regarding the electronification of purchasing invoices is notifying your suppliers. The suppliers are notified with an e-invoicing introduction letter to guide the suppliers to invoice as instructed. E-invoicing brings fluency and flexibility to international trade. Companies can be surprised how diverse and useful e-invoicing can be. In the near future, EU-legislation can obligate companies operating within EU to use e-invoicing as their mandatory accounting system. E-invoicing enables transparency in business, prevents bribery and corruption. E-invoicing is a modern way to operate with invoices. It is also cost-efficient and supports sustainable development. In a world that keeps on digitalizing, e-invoicing will rather sooner than later become a part of both consumers and companies accounting systems. It relieves pressure from everyday operation and promotes efficiency within the company.