Perehdytyskansio harjoittelijoiden perehdytyksen apuvälineenä

Abstract

Ajatus opinnäytetyöhön syntyi työharjoitteluni aikana Robert Bosch Oy:ssä. Huomasin puutteita perehdytysprosessissa harjoittelijan työhön. Tästä syntyi idea perehdytyskansiosta, johon kerättiin kaikki oleellinen tieto harjoittelijoiden työtehtävistä harjoittelun aikana. Perehdytyskansio toimii apuvälineenä sekä uusille harjoittelijoille että perehdyttäjälle. Tämä tekee yrityksen perehdytysprosessista tehokkaampaan ja auttaa tulevaisuudessa harjoittelijoita ongelmatilanteissa.

Työn tavoitteena oli paikallistaa Boschin rekrytointi- ja perehdytysprosessin ongelmakohdat ja tarjota niihin ratkaisuna perehdytyskansiota. Toiminnallisessa opinnäytetyössäni kerroin teorian ja omien näkemyksien kautta vaihe vaiheelta, kuinka idea opinnäytetyölleni syntyi.

Teoreettisessa viitekehyksessä käytiin läpi rekrytointi- ja perehdytysprosessit. Lisäksi keskityttiin perehdytyksen lainsäädäntöön, perehdyttäjärooleihin ja pohdittiin, mitä tulisi ottaa huomioon perehdytettävästä. Teoriaosuuden tekemiseen oli käytetty apuna alan kirjallisuutta ja luotettavia internet-lähteistä. Perehdytyskansion sisältö rakentui jo olemassa olevasta materiaalista, sekä omista muistiinpanoista, joita tein harjoitteluni aikana. Perehdytyskansio sisältää yrityksen sisäistä tietosuojan alaista materiaalia, jonka takia sitä ei julkaista. Perehdytyskansio on ainoastaan harjoittelijoiden ja heidän esimiesten luettavissa.

Ongelmakohdiksi rekrytointi- ja perehdytysprosessissa muodostui muun muassa seuraavia asioita: työhaastatteluvaiheen puutteellinen informaatio, perehdytyssuunnitelman puutos harjoittelijan työhön, materiaalin vaikea selkoisuus, perehdyttäjäroolien epäselvyys sekä perehdytettävän osaamisen ja persoonallisuuden hyödyntäminen tarvittavalla tavalla.

Perehdytyskansio vastasi näihin ongelmakohtiin tuoden selkeän rungon perehdytykselle. Materiaali oli kerätty samaan paikkaan mahdollisimman helppolukuisesti. Perehdytystä suunnitellessa kansiota voidaan käydä läpi ja suunnitella, millaisia rooleja perehdytyksessä tulisi käyttää, jotta kaikki tarvittavat asiat tulevat käytyä. Kansio oli rakennettu toimimaan kaiken tasoisille harjoittelijoille. Kansiota tulisi päivittää aina tarvittaessa, jotta se pysyy ajan tasalla ja palvelee parhaalla mahdollisella tavalla.

The idea for this thesis project arose when I was working as a trainee at Robert Bosch Oy. Then it seemed that the orientation process for the trainees’ work was unfinished and needed new material. I decided to make an orientation package for trainees that included everything essential. The orientation package is an essential tool for new trainees and for the person responsible for induction. This package makes the orientation process efficient and helps trainees in problematic situations.

The objective of this thesis project was to identify problems in the recruiting process and in the orientation process at Bosch and use the orientation guide as a tool to improve those issues. In this functional thesis I explain using theory and my own experience how the idea for the thesis project came about.

In the theoretical framework of the thesis the recruiting process and the orientation process are presented. The legislation regarding workplace orientation and the kinds of qualities a person needs to become a good mentor are also discussed. The theoretical framework is based on literature of the field and reliable internet sources. The orientation package is based on existing material and from notes made during the author’s internship. The orientation package consists of company’s internal material that is confidential, and therefore cannot be published. The orientation package is only available for the trainees and their supervisor.

The problems identified in the recruiting process and orientation process included for example: the information given at the job interview, the fact that the orientation plan was missing for the trainee job, that material was hard to read and find, that educator roles were confused, and that knowledge to benefit from the different personalities of the trainees and to take advantage of their individual skills was lacking.

The orientation guide responds to these issues by giving a structure to the orientation process. All the essential material is in the same place and is easy to read. When planning the orientation, the guide can be used as a tool to name the educator roles so all the essential material is included in the orientation process. The guide is built in such a way that all kinds of trainees would be able to use it. The guide should be updated when necessary so it can remain useful.