Organisaation transformaatio digitaaliseen taloushallintoon: Case Yritys X Oy - sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon digitalisointia ja ostolaskuprosessia. Työ keskittyy ostolaskutuksen sähköistämisen vaikutuksiin. Opinnäytetyön puitteissa ei suoriteta sähköiseen laskutukseen siirtymistä, vaan se tarjoaa ainoastaan suuntaviivoja mahdolliselle muutokselle ja sen kannattavuudelle. Tavoitteena tässä opinnäytetyössä oli selvittää, hyötyykö yritys konkreettisesti laskutuksen digitalisoinnista, miten kontrollit (tietoturva) toteutetaan siirryttäessä sähköiseen laskutukseen ja miten siirtyminen sähköiseen laskutukseen tapahtuu.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja aineistonhankinta toteutettiin haatatteluiden lisäksi havainnoinnilla. Analyysimenetelmänä oli syy-seurausanalyysi. Teoriaosuus muodostuu erityisesti prosessiajatteluun pohjautuvasta kehittämisestä ja laskunkäsittelyprosessin tehokkuudesta.

Opinnäytetyössä pyrittiin kuvaamaan prosessien nykytila ja vertailukohtana tavoitetila muutoksen jälkeen. Tutkimustuloksista kävi selkeästi ilmi sähköistämisen hyödyt. Ostolaskun läpimenoaika ja virheiden mahdollisuus lyhenevät, työstä tulee tuottavampaa ja aikaa vapautuu käytettäväksi muihin tuottavampiin töihin. Toiseen tutkimuskysymykseen eli tietoturvan toteutumiseen tämä tutkimus tuotti suppeammin aineistoa – haastateltavat eivät tuoneet tätä esille kehittä-misideoissa ja toisaalta tätä ei kysytty suoralla haastattelukysymyksellä. Tähän tutkimuskysymykseen vastaus saadaankin tutkimuksen teoriaosuudesta.

Yritys pystyy hyödyntämään tuloksia suunnitellessaan taloushallinnon digitalisaatiota ja sen toteutusta projektina.

This thesis deals with the digitalisation and purchasing process of financial administration, focusing on the effects of digitalization of purchase invoicing. In this thesis, the implementation of an e-invoicing solution is not included. This thesis provides guidelines for the implementation and describes its effects in terms of profitability. The aim of this thesis was to find out whether the company would actually benefit from the digitalisation of its billing process. It also describes how information security must be addressed in the implementation process and describes the transformation roadmap for the implementation.

This thesis was carried out as a case study and the collection of the material was done with interviews and observing current processes. The analytical method was a cause-effect analysis. The theoretical part consists mainly of process thinking based development and the efficiency of the invoicing process.

The aim of the thesis was to describe the current state of the processes and the benchmark for the target state after the implementation. The results of the research clearly showed the benefits of digitalisation. The turnaround of the purchase invoice and the amount of errors declined, the work becomes more productive and time saved can be used to perform tasks that offer more added value. For the second research question, realization of information security, this research produced less material - the interviewees did not bring this up in their development ideas, and on the other hand, there were no direct questions regarding this subject in the interview question. Information security was covered in the theoretical part of this thesis.

The company is able to make use of the results when designing the digitalisation of its financial administration and in the implementation process.