Muutoskokemusten hyödyntäminen muutosjohtamisessa : case: Organisaatio X

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia asiantuntija organisaation muutosjohtamista, sekä sitä kuinka henkilöstön muutoskokemuksia voidaan hyödyntää muutosjohtamisessa. Lähtökohtana oli löytää henkilöstön muutoskokemuksien kautta keinoja ja tapoja, millä muutoksia voitaisiin organisaatiossa tuoda lähemmäksi henkilöstöä sekä muutosjohtamista organisaatiossa voitaisiin kehittää.

Tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen muodostivat muutos, organisaatiomuutos, muutosjohtaminen, muutosvastarinta sekä muutosvastarinnan hyödyntäminen. Tietoperusta perustui suurelta osin aiheisiin liittyviin tutkimuskirjallisuuteen. Opinnäytetyö toteutettiin sekä kvantitatiisella että kvalitatiivisellä tutkimusmenetelmällä. Aineistoa kerättiin henkilöstöltä kyselytutkimuksella ja esimiehiltä heille järjestetyssä työpajassa.

Kyselytutkimuksen keskeisimmät tulokset liittyivät henkilöstön vaikuttamiseen muutoksessa, muutoksen tarkoitukseen sekä viestintään. Viestinnän tärkeys nousi myös esiin selkeästi, etenkin muutoksen alkuvaiheen viestinnässä sekä muutoksen tuloksista viestimisessä koettiin olevan kehitettävää. Esimiehille järjestetyn työpajan keskeisiä löydöksiä muutosjohtamisen kehittämiseen olivat muutoksen perustelujen hallitseminen, läsnäolo, muutosviestinnän hallinta sekä kannustaminen muutokseen osallistumisesta.

Johtopäätöksinä voidaan todeta, että viestinnän rooli muutosjohtamisessa on erityisen tärkeää. Muutosviestintä luo pohjan koko muutosprosessille ja tutkimustulosten valossa voidaankin todeta, että tässä tutkimuksessa konkreettisimmat muutosta hidastavat tekijät löytyvät muutosprosessin alusta. Henkilöstö ei välttämättä ole ymmärtänyt muutoksen tarkoitusta tai sitä kuinka muutos vaikuttaa yksilöön tai hänen työhönsä.

Opinnäytetyön kehityskohteiksi nousi muutosprosessin ensimmäiset askeleet, ja kuinka muutosviestintä saataisiin toimimaan paremmin. Myös esimiehen rooli ja läsnäolo nousivat kehityskohteiksi, sillä henkilöstölle esimiehen rooli muutosviestinnässä on todettu olevan merkittävä.

The aim of this thesis was to research change management practicies in organisation X based on input from organisation’s staff and its leaders, and to look into how staff’s experience in change can be utilized and how changes can be brought closer to the staff.

Theoretical part of the research was built around the following topics: change, organisational change, change management, change resistance and utilization of change resistance. It was based mainly on academic literature and research papers and articles. The thesis was done using qualitative and quantitative research methods. Practical part of the research was done by collecting data via a questionnaire for the staff and by facilitating a work-shop for management.

Key findings from the questionnaire were related to staff’s ability to influence changes, purpose of change and change communication. The findings also showed that staff finds change communication highly important, especially in the initial stages of change, emphasising room for improvement in the area. Key findings for improvements from the workshop with leaders were about justifying change to the staff, leaders’ presence, management of change communication and encouragement of staff to be a part of change.

The research concludes, that communication’s role is extremely important during change. It serves as a basis for the entire change process, and based on the research results it can be concluded, that the most concrete aspects for slowing down the change process in this specific case are found in the initial stages of the change: the staff did not necessarily understand change’s purpose or how the change impacted the individals and their jobs.

Items for improvement, identified in this thesis, were the initial steps of any change process, and how communication of change can be improved. Leaders’ role in the process was also identified to be of high importance.