Job applicant’s information security – Instant messaging applications as a part of virtual recruitment

Abstract

The purpose of this research-based development project is to study how job applicants could ensure their personal information security and data privacy while using three different instant messaging applications (Adobe Connect, Skype for business & Slack) during virtual recruitment processes. The objective was to gather instructions and guidelines for job applicants, and to create a short information security guidebook based on the results of this study. This thesis was conducted in co-operation with Laurea UAS as a part of project “Social media and it’s equipments as a way of working-life”.

The theoretical framework is based on several information security management textbooks, earlier researches and information that were gathered from the developers of the researched applications. The framework defines what information security is and the basic characteristics of information. It contains also discussion relating to theories on information security behavior of computer users, and lastly an introduction to the studied instant messaging applications.

The research methods used in the study were secondary data analysis and participant observations. Information security threats and instructions were found and analyzed during the secondary data analysis. Observations were conducted in order to find specific instructions for the safe usage of the instant messaging applications.

The study found ways to increase the information security awareness of job applicants by in-troducing common threats and possible consequences if they would occur. The results also included technical and non-technical instructions for preventing the threats from happening, and also instructions on how to share personal data or other content safely while using the three instant messaging applications. The guidebook was created in a way that it follows these same themes; first introducing the threats in order to raise awareness, secondly giving general instruction on how to prevent them and lastly giving applications specific instructions on how to safely share content during virtual recruitment processes.

Tämän tutkimuksellisen kehittämistehtävän tarkoituksena on tutkia miten työnhakijat voisivat varmistaa oman tieoturvansa, sekä tietosuojansa koskemattomuuden virtuaalisten rekrytointiprosessien aikana, joissa käytetään kolmea pikaviestintäsovellusta (Adobe Connect, Skype for Business ja Slack). Projektin tarkoituksena oli kerätä työnhakijoille tietoturvaohjeistuksia, sekä luoda lyhyt tietoturvaopas. Tämä opinnäytetyö on tehty yhteistyössä Laurea amk:n kanssa osana ”Someta duuniin”-hanketta.

Työn teoreettinen tietoperusta pohjautuu useisiin alan oppikirjoihin, aikaisempiin tutkimuksiin, sekä tutkittujen sovellusten kehittäjiltä saatuihin tietoihin. Tietoperusta määrittelee tietoturvan ja tiedon keskeiset ominaisuudet. Myös käyttäjien tietoturvakäyttäytymiseen liittyvää teoriaa on esitetty tässä vaiheessa, sekä viimeiseksi on määritelty tutkittujen pikaviestintäsovellusten ominaisuuksia.

Tutkimusmenetelminä käytettiin kirjallisuus-/aineistokatsausta, sekä osallistuvaa havainnointia. Rekrytointiin liittyvät tietoturvauhat, sekä niiden ennaltaehkäisyyn käytetyt keinot selvitettiin ja analysoitiin aineistokatsuksen aikana. Havainnointia käytettiin, jotta voitiin muodostaa pikaviestintäsovelluksiin liittyviä ohjeistuksia.

Tutkimuksen tuloksena löydettiin keinoja, joilla voidaan nostaa työnhakijoiden tietoturvatietoisuuden tasoa, kuten yleisten uhkien esittelyä ja tiedottamista niiden seuraumuksista. Tulokset sisältävät myös sekä teknisiä, että yleisiä neuvoja, joiden avulla voidaan ennaltaehkäistä yleisimpiä uhkia. Tulosten avulla voitiin myös muodostaa sovelluskohtaisia ohjeistuksia siitä, miten niitä käyttämällä voi jakaa sisältöä turvallisesti. Tietoturvaopas luotiin siten, että sen sisältö noudatti näitä samoja teemoja; tietoturvauhat ja niiden seuraumukset esitellään aluksi tietoisuuden lisäämiseksi, tämän jälkeen esitellään yleisiä tapoja uhkien ennaltaehkäisyyn, ja viimeiseksi esitellään sovelluskohtaiset ohjeistukset.