Tapahtumajärjestämisen parhaat käytännöt

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena on luoda Laurean TKI-yksikön hankkeiden tapahtumajärjestämisestä toimintamalli, joka auttaa hankkeiden projektipäälliköitä toteuttamaan laadukkaita tapahtumia. Opin-näytetyön tuotoksena tehdään tapahtumajärjestäjän parhaat käytännön sisältävä ohjeistus. Sen tarkoituksena on helpottaa ja yhtenäistää tapahtumien järjestämistä hanketapahtumien parissa työskenteleville. Yhtenäisellä toimintamallilla pyritään vahvistamaan tapahtumiin osallistuvien henkilöiden positiivista mielikuvaa Laurean TKI-yksiköstä tapahtumajärjestäjänä.

Työn toimeksiantajana toimi Uudellamaalla toimiva Laurea-ammattikorkeakoulun kehitys-, tutkimus- ja innovaatiot-yksikkö. Toimintaympäristönä ovat hanketapahtumat, joita järjestetään osana yksikön hankkeita. Itse hankeprosessia kuvataan työssä siltä osin kuin se on toimintaympäristön ymmärtämisen kannalta olennaista.

Opinnäytetyön teoriassa käsitellään tapahtumajärjestämiseen liittyviä aiheita. Keskeisimpiä käsitteitä työssä ovat tapahtuma, tapahtumajärjestäminen ja tapahtumaprosessi. Näiden käsitteiden lisäksi halutaan tuoda esiin kansainvälisyys, koska se liittyy olennaisena osana hanketapahtumiin.

Työn tuotoksena syntyvän ohjeistuksen toteutuksessa on hyödynnetty opinnäytetyön tekijän pitkää kokemusta tapahtuma-alalla sekä osallistumista hanketapahtuman järjestelyihin. Lisäksi on käyty keskusteluja hankkeiden tapahtumien parissa työskentelevien henkilöiden kanssa, saaden näin arvokasta tietoa hanketapahtumien järjestämisen nykytilasta.

Toimintaympäristöstä johtuen opinnäytetyössä keskitytään tarkastelemaan kontekstin näkökulmasta keskeisimpiä tapahtumajärjestämisenkäytäntöjä. Työssä käsitellään tapahtumajärjestämisen toteutusprosessi suunnittelu-, toteutus – ja jälkimarkkinointivaiheiden kautta. Työn tuotoksena syntyvässä ohjeistuksessa tuodaan esiin jokaisen vaiheen keskeiset toimenpiteet hanketapahtumien osalta. Työn tuotoksena syntyvän ohjeistuksen toivotaan kehittävän ja yhtenäistävän yksikön hankkeisiin liittyvien tapahtumien toteuttamista.

The objective of this functional thesis is to create an operational model for event management to be used in the Research, Development and Innovations unit at Laurea University of Applied Sciences. This model helps the unit’s project managers to arrange high-class events in a standardized way. The output of the thesis is a guideline for the event managers. The standardized process will also improve and strengthen the participants’ positive image of the Research, Development and Innovations unit as an event organizer.

The commissioner of the thesis is the Research, Development and Innovations unit of Laurea University of Applied Sciences. The operational environment is the events arranged as a part of the unit’s projects. The actual event process is described insofar as required to understand the context.

The theoretical section of the thesis covers topics related to event management, the keywords being event, event management and event process. Along with these concepts internationality is addressed as it is an essential part of the project events.

The author of the thesis has utilized the knowledge accumulated during her long career in the event industry as well as the experiences and observations she has collected working in Laurea’s project events. Valuable information about the current status of event management in the Research, Development and Innovations unit has also been recorded in numerous discussions with other Laurea employees working on the project events.

Because of the operational environment the focus of the thesis is the best practices of event management. The thesis represents the whole event implementation process describing the design, execution and after sales stages. The guideline covers all the key actions in each stage of the process. Introducing the guideline also strives for an improved and more harmonized way to plan and implement events inside the unit.