Välitystuotteiden osto-ja vastaanottoprosessien kehittäminen : Case: Isku Interior Oy

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli välitystuotteiden osto-ja vastaanottoprosessien kehittäminen kohdeyrityksessä. Työn päähuomio oli vastaanottoprosessin tutkimisessa, minkä lisäksi perehtyminen ostoprosessiin oli myös tarpeen. Työn tarkoituksena oli kuvata prosessien nykytilat ja niissä ilme-nevät ongelmat mahdollisimman tarkasti. Lisäksi esitettiin kehitysehdotuksia havaittuihin ongelmiin. Tutkimuksessa oli myös tavoitteena kuvata prosesseissa ja niiden välillä tapahtuvan sidosryhmäyhteistyön ja informaationkulun pääpiirteet.

Teoriaosuus koostui kahdesta luvusta. Toisessa luvussa käsiteltiin hankintatoimintaa ja esitettiin ostoprosessin kulku. Lisäksi toisessa luvussa esiteltiin sidosryhmäyhteistyön ja tilaus-toimitusketjun määritelmät. Kolmannessa luvussa esiteltiin välitystuotteiden vastaanottoprosessi ja siihen liittyvät varastotoiminnot. Lisäksi luvussa tutustuttiin informaatiovirtaan ja tietojärjestelmien tärkeyteen yritystoiminnassa. Teoriaosuuteen aineistoa kerättiin tutkimalla aiheeseen liittyvää materiaalia, jota hankitiin kirjallisista lähteistä, alan julkaisuista sekä internetistä.

Työn empiria eli tutkimusosuus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastatteluja, joiden lisäksi aineistoa kerättiin myös tapaamisilla ja sähköpostiviesteillä. Havainnoinnilla, tapaamisilla, sähköpostiviesteillä ja haastatteluilla selvitettiin prosessien nykytilat ja niissä ilmenevät ongelmat.

Tutkimuksessa tunnistettiin ostoprosessin keskeisimmäksi ongelmaksi vastaanottokuittausten unohtaminen. Vastaanottoprosessin keskeisiksi ongelmiksi tunnistettiin lähetteiden sisältöjen ja tietojen puutteet, toimitta-jayhteistyön epäkohdat ja puutteelliset ilmoitukset toimituksista. Ongelmien kehitysehdotuksia olivat ohjeistukset liittyen vastaanottokuittausten ja lähetteiden sisältöihin liittyen.

The purpose of the study was to examine the operative functions of the procurement process and the goods receiving process of intercompany products at Finnish furniture manufacturer Isku Interior Ltd. The study focused mainly on the goods receiving process and on its development possibilities, although a closer look into the procurement process was needed. The aim of the study was to provide solution suggestions for the case company to the problems in the processes. The study also examined the stakeholder cooperation and the information flow taking place between different units at the case company.

The theoretical background of the study included topic-related literature, researches, and articles. The theoretical part consisted of two chapters, the second chapter introduced procurement, buying process, stakeholder activities and order-to-deliver-process. The third chapter introduced the goods receiving process and warehousing activities related to the pro-cess. In addition, information flow and the importance of information sys-tems were looked into.

The empirical part of the study was carried out as a qualitative research in the case company. The information was collected by participatory observation, interviews, meetings, email communication and check-ups. The objective of the participatory observation and interviews were to identify the present state of the goods receiving process and the procurement process, and to reveal problems in the processes, respectively.

The main identified problem in the procurement process was forgetting the delivery confirmation. The main identified problems in the goods receiving process were insufficient content of packing lists, mixed actions of the suppliers and lacking advance notification of large incoming deliveries. The provided solution suggestions included instructions related to the delivery confirmations and the contents of the packing lists.