Lastenpsykiatrian poliklinikan arviointijakson prosessikuvaus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää lastenpsykiatrian poliklinikan potilaan hoidon tarpeen arviointijakson prosessia kuvaamalla nykytilanne näkyväksi ja poimia esiintulleet kehitysehdotukset mahdollista jatkokehitystä varten. Tarkoituksena oli laatia tilaajalle selkeä prosessikuvaus sähköiseen muotoon. Ongelmana oli lastenpsykiatrian poliklinikan arviointijakson tapahtumien, eli prosessin, visuaalisen kuvauksen puuttuminen. Tavoitteena on käyttää kuvausta poliklinikan eri yhteistyötahojen informointiin sekä työntekijöiden ja opiskelijoiden perehdyttämiseen. Lisäksi kartoitettiin kehitysehdotuksia prosessin sujuvuuden varmistamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaperusta pohjautui tieteellisesti tutkittuun ajantasaiseen tietoon lapsen ja vanhemmuuden arvioinnista, lainsäädännöstä, perhekeskeisyyden tärkeydestä moniammatillisessa hoitoympäristössä poliklinikalla ja lean-menetelmästä prosessien kehittämisessä.

Aineisto kerättiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna arviointijakson prosessin nykytilasta, jonka yhteydessä kysyttiin avoimia kysymyksiä kehittämistarpeista. Haastateltavina olivat poliklinikan viisi hoitotyön ammattilaista. Nykytila ja kehittämistarpeet kartoitettiin haastatteluaineiston lisäksi poliklinikalta saatujen sähköisten dokumenttien, tarkentavien lisäkysymysten ja puheluiden kautta työn edetessä. Aineiston käsittelyssä hyödynnettiin laadullista sisällönanalyysiä.

Opinnäytetyön keskeisinä tuloksina ilmeni nykytilan prosessin osittain epäselkeä työnkuva, terminologian vaihtelevuus, sähköisen järjestelmän hyödyntämisen, tiedonkulun ja ajankäytön puutteita. Tuloksien pohjalta rakennettiin sähköinen tuotos, jossa on arviointijakson prossessien nykytila ja kehitysehdotus visuaalisesti ja selkeästi kuvattuna.

Arviointijakson prosessi kuvattiin Excel-ohjelman avulla uimaratamallin mukaisesti, jossa prosessin eri toimijoiden tehtävät ja eri vaiheiden siirtyminen näkyvät omilla radoillaan. Pääprosessiin sisältyi kuusi aliprosessia, jotka kuvattiin erillisinä kuvina. Aliprosessien kuvaaminen selkeytti eri toimi-joiden vastuualueita ja lisäsi kuvauksen informatiivisuutta. Nykytila ja kehittämisehdotukset kuvattiin eri kuviin.

Johtopäätöksenä todettiin sähköisen arviointijakson prosessikuvauksen mahdollistavan poliklinikan yhtenäiset käytännöt ja termit, paremman tiedonkulun sekä paremmat jatkokehittämismahdollisuudet sosiaali- ja terveyspalvelurakenteen (sote-uudistus) muutoksessa.

The purpose of this thesis was to develop the process of the evaluation phase for the need of care at a child psychiatric outpatient clinic. The aim was to describe the current process into visible process charts and to gather the potential development proposals for possible development. The intention was to draw up clear process descriptions and flow charts in electronic format. The outpatient clinic was lacking the visual process descriptions of the child psychiatric evaluation phase. The objective for the outpatient clinic is to use the process descriptions with different partners in cooperation and for the orientation of new employees and students. The aim was also to find out the development suggestions for streamlining the evaluation processes at the clinic.

The theoretical basis of the thesis was based on scientifically researched up-to-date knowledge of child psychiatric and parental evaluation, legislation and the importance of family-centred ap-proach in the multi-professional environment of the outpatient clinic. The lean thinking was used as a method for developing and streamlining the evaluation processes at the clinic.

The data collection and present state of the evaluation process was explored by a semi-structured theme interview of five participants. The interview also included open questions about the devel-opment needs of the evaluation process. The interview material was completed with the clinic’s current electronic information and additional questions and phone calls during the research. The theme interviews were analysed using qualitative content analysis.

The essential outcomes of the thesis were partly unclear roles of employees, the variability of used terms and the lack of information flow and use of time and the full utilization of electronic systems. The electronic process flow charts were built as a result of the research. They illustrated the current state of the processes and the development suggestions in a clear visual format.

The process description of the evaluation phase of child psychiatry was created by using MS Excel software. The descriptions were made using the swimlane model where the different operators, their tasks and the transfer between phases are clearly visible. The main process included six sub-processes and they were illustrated as their own separate charts. By representing the sub processes of the operators’ responsibilities, the responsibility areas came clearer and added the informative-ness of the charts. The current state of the processes and the development suggestions were drawn into different charts.

As a conclusion, it was discovered that the process descriptions made it possible to establish consistent practices and terms used, better and more fluent flow of information and better further development in line with the upcoming social welfare and health care reform.