Organisaation prosessien automatisointi ohjelmistorobotiikan avulla. Case: Espoon kaupungin Sosiaali- ja terveystoimi

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin Espoon kaupungin Sosiaali- ja terveystoimen henkilökunnan ehdottamien prosessien soveltuvuutta automatisoitavaksi ohjelmistorobotiikalla. Työ on toiminnallinen kehittämistehtävä ja se toteutettiin Sosiaali- ja terveystoimen kehittämisyksikön toimeksiannosta.

Työssä hyödynnettiin laadullisen tutkimuksen menetelmistä havainnointia ja teemahaastattelua. Tietoperustan työlle muodosti prosessien kehittämisen ja kuvaamisen menetelmät, sekä ohjelmistorobotiikkaan liittyvä kirjallisuus ja artikkelit. Näihin pohjautuen selvitettiin, minkä tyyppisiä prosesseja ohjelmistorobotiikalla voi automatisoida, mitä tunnusmerkkejä automatisoitavalta prosessilta tulee etsiä ja kuinka prosessia tulee analysoida, kun pyrkimyksenä on sen automatisointi.

Työ toteutettiin tutustumalla prosesseista kerättyihin tiedonkeruulomakkeisiin sekä havainnoimalla prosessia ja haastattelemalla prosessien asiantuntijoita. Lomakkeilla kerättyjä tietoja sekä prosessista tehtyjä havaintoja verrattiin teoriaosuudessa käsiteltyyn kriteeristöön, jonka perusteella prosessien soveltuvuutta ohjelmistorobotiikalle voi arvioida. Vertailun perusteella laadittiin arvio kunkin prosessin automatisoitavuudesta.

Työn puitteissa tarkasteltiin yhteensä kahtatoista prosessia. Prosesseista kuusi oli sellaisia, joiden todettiin olevan automatisoitavissa. Kustakin prosessista tehtyjen havaintojen perusteella laadittiin raportti, joka luovutettiin opinnäytetyön toimeksiantajalle. Työn tuloksia tullaan hyödyntämään, mikäli prosessit päätetään automatisoida ohjelmistorobotiikkaa käyttäen.

The purpose of this thesis was to determine whether processes suggested for automation by the employees of the City of Espoo’s Social and Health services were suitable for robotic process automation. This thesis project was commissioned by the City of Espoo’s Social and Health Services.

A qualitative method was applied in this thesis with observation and interviews being used in the execution of the practical part of the study. The theoretical section of this thesis is based upon sources about process improvement and robotic process automation. These sources were used to form an understanding of which type of processes are suitable for automation, what are the characteristics to look for in a process, and how to analyse a process when the goal is to automate it using robotic process automation.

The theory was then applied in the practical part of the thesis. Each automation process was first analysed and prioritized by reviewing a form submitted by the process specialist. Further information was gathered in meetings with the process specialists, using interviews and observation. The collected information was combined and evaluated against the criteria for a process suitable for robotic process automation to determine the automation potential of each process.

The results of these evaluations were presented as written reports to the commissioner of the thesis. It was discovered that of the twelve processes suggested, six were found to be suitable for automation using robotic process automation.