Tiedonohjaussuunnitelman eteenpäin vieminen Lieksan kaupungissa

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tiedonohjaussuunnitelman tekemistä ja siihen liittyvää esisuunnittelua Lieksan kaupungissa. Tiedonohjaus on melko uusi asia julkishallinnossa. Opinnäytetyössä selvitetään, mitä asioita tulee ottaa huomioon tiedonohjaussuunnitelmaa laadittaessa. Opinnäytetyöllä autetaan tiedonohjaussuunnitelmaprojektin käynnistämistä.

Työssä tuodaan esille tiedonohjaussuunnitelman olemassa olon ja tekemisen tärkeyttä. Kansalaisten, yritysten, hallinnon ja päättäjien tietopalvelua on pyritty parantamaan lain-säädännöllä, kuntien viitearkkitehtuurilla ja kansallisilla suosituksilla. Näitä määrittelyjä on hyödynnetty opinnäytetyössä, jotta asianhallinta olisi mahdollisimman hallittua ja vastaisi kansallisia vaatimuksia.

Koska itse tiedonohjausjärjestelmä on hankittu ulkopuoliselta toimijalta ja osittain ohjeistus on myös toimijan tuottamaa, on järjestelmän käytön ohjeistusta vähän opinnäytetyön käytännön osiossa. Järjestelmän tuottajan ohjeistus on luottamuksellinen asiakirja. Opinnäytetyössä ja suunnitelman kuvauksessa on pyritty pitämään julkisen hallinnon organisaation näkökulma, näin ollen järjestelmän tuottamia asioita on käsitelty vähäisesti. Näitä ovat esimerkiksi järjestelmän tuottamat valmiit metatiedot.

Opinnäytetyö sisältää lainsäädännöllisen taustan tarkastelun lisäksi tiedonohjaussuunnitelman rakenteen, tehtäväluokituksen ja metatietojen selvitystä, samoin malliprosessin asiakirjoineen. Koska varsinainen suunnitelman tekeminen jää opinnäytetyön ulkopuolelle, on loppupohdinnassa mietitty sekä tiedonohjaussuunnitelman tekemiseen liittyviä asioita että sen jälkeistä aikaa.

This thesis deals with the planning of the information management plan and the related pre-design in the city of Lieksa. Information management is quite new in public admin-istration. The thesis deals with the issues that need to be taken into account when com-piling the information management plan. The thesis will help to start the information management plan project.

The work points out the importance of the existence and making of the information management plan. Efforts have been made to improve information services for citizens, businesses, administrations and decision-makers through legislation, municipal refer-ence architecture and national recommendations. These definitions have been utilized in the thesis so that records management can be as controlled as possible and meets the national requirements.

Since the information management system has been acquired by an external operator and the guidance is also partly produced by the operator, the guidance on the use of the system is only presented little in the practical part of the thesis. The system producer’s instructions is a confidential document. The aim of the thesis work and description of the plan is to keep the view of the public administration organization, so the issues produced by the system have been dealt with scarcely. These include, for example, the metadata generated by the system.

The thesis includes, in addition to reviewing the legal background, an explanation of the structure, task classification and metadata of the information management plan, as well as the model process documents. Since the actual plan is out of the scope of the thesis, the end discussion has taken both the issues related to the information management plan and the time after it into consideration.