Siun soten kunnilta ulkoisesti vuokraamien toimitilojen tilatietojen selvitys ja tallentaminen tilahallintajärjestelmään

Abstract

Tiivistelmä Tämä opinnäytetyö on prosessikuvaus Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle tehdystä selvityksestä, joka koski sosiaali- ja terveyspalveluiden rakenneuudis-tuksen myötä Pohjois-Karjalan kunnilta Siun sotelle vuokrattuja toimitiloja ja niiden käyttäjiä.

Selvitys tehtiin joulukuun 2017 ja maaliskuun 2018 välisenä aikana Siun soten tilapalveluille. Siun sote organisaationa aloitti toimintansa 1.1.2017. Sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus tarkoitti sitä, että Siun sote tuottaa kaikkien Pohjois-Karjalan kuntien ja Heinäveden sosiaali- ja terveys-palvelut.

Siun sote ei omista kaikkia kiinteistöjä, joissa palvelut tuotetaan, vaan vuokraa palveluun tarvittavat tilat kunnilta tai muilta toimijoilta. Tässä raportissa kuvataan tilatietojen selvitysprosessi, jonka lopputuloksena saadaan tilakustannukset osaksi tuotehintoja.

Työ tehtiin kyselemällä kolmestatoista kunnasta jokaisen vuokratun kohteen käyttäjätiedot kyseisen yksikön palveluesimiehiltä. Siun sotella käytössä olevaan Koki-tilahallintajärjestelmään vietiin jokaisesta vuokratusta kohteesta pohjakuvat ja syötettiin kyselyssä selvinneet käyttäjätiedot, sekä määriteltiin käyttötarkoitus Kokiin määriteltyjen ehtojen mukaisesti.

Abstract This thesis is a process description of a survey concerning the external tenancy of Siun sote – a joint municipal authority for North Karelia social and health services. Siun sote rents facilities from municipalities and the aim of this thesis was to find out who is using the facilities and for what purpose. The survey was conducted between December 2017 and March 2018 for the facility services of Siun sote. Siun sote organisation was formed on the 1 January 2017 and it will produce all the social and health care services as well as the specialized medical care for the North Karelia province and for the municipality of Heinävesi.

As a result of the reform, Siun sote does not own the facilities where the services are provided but instead rent the facilities from the municipalities. This report describes the process that was used to clarify the status of the facilities in order to get the cost of ownership as part of the rental price. The investigation was carried out by inquiring the user data of each rented item from the Service Supervisors of thirteen different municipalities. In addition to the current Enterprise Resource Planning system used, the floor plans of each rented facility were exported to the system and the user data was made clear through the survey, and the use was defined according to the properties specified in the Koki system.