M-Filesin käyttöönotto ja käyttö pienyrityksessä : Case: Laktek Engineering Oy

Abstract

Opinnäytetyössä käydään läpi yleisesti, mikä on dokumenttienhallintajärjestelmä ja miksi se olisi tarpeellinen nykypäivän yrityksille. Työssä kerrotaan, kuinka M-Files otetaan käyttöön ja miten sitä käytetään, niin yleisesti, kuin toimeksiantajan yrityksessä. Toimeksiantajana toimi Laktek Engineering Oy. M-Files on suomalainen tiedonhallintaohjelmisto, jonka tehokkuus perustuu metatiedon hyödyntämiseen dokumenteissa, jolloin dokumentit ovat helpommin löydettävissä ja muokattavissa. Työ pohjautuu suureksi osaksi omakohtaiseen kokemukseen, sillä M-Files otettiin yrityksessä käyttöön ilman M-Filesin konsultteja. Täten kirjoitukset opinnäytetyössä perustuvat osittain omakohtaiseen kokemukseen. Työn haasteellisin osuus oli dokumenttienhallintajärjestelmän suunnittelu, sekä onnistuneen metatietorakenteen luominen.

Tulevaa GDPR (General Data Protection Regulation) tietosuoja-asetusta käsiteltiin yleisesti, minkä jälkeen pohdittiin dokumenttienhallintajärjestelmän tärkeyttä tulevan lakiuudistuksen myötä.

The Bachelor's thesis was commissioned by Laktek Engineering Oy. The purpose of the thesis was to design, implement and commission a document management system for the company. Most of the company's documents are related to projects which include photos, AutoCAD and CADS drawings.

The client had chosen M-Files as the document management system in advance. M-Files was chosen because it was already familiar to the owners of the company. M-Files is Finnish document management software product that helps you to manage documents faster and more efficiently. Efficiency is based on utilizing metadata in documents making it easier to find and edit documents.

The purpose of the Bachelor’s Thesis is to describe what is a document management system in general and why it would be necessary for today's business. The thesis describes how to get started with M-files as an administrator and as a basic user.

The thesis also discusses GDPR (General Data Protection Regulation) in general and why companies should be using a document management system.