Onnistuneen tapahtuman tuottaminen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia tapahtuman onnistumista, siihen vaikuttavia tekijöitä sekä järjestettävään tapahtumaan liittyviä ennakko-odotuksia ja niiden yhteyksiä tapahtuman onnistumiseen. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Tapahtumatoimisto X. Tapahtuma järjestettiin joulukuussa 2017 ja tämän opinnäytetyön kirjoittaja oli vastuussa tapahtuman tuotannosta.

Tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa Asiakasyritys Y:n henkilöstölle onnistunut ja ryhmähenkeä vahvistava pikkujoulutapahtuma, joka vastasi henkilöstön toiveita ja odotuksia. Tavoitteena oli myös löytää tapahtuman tuotantoon liittyviä kehityskohtia, joiden avulla toimeksiantaja pystyisi kehittämään Asiakasyritys Y:n henkilöstölle järjestettäviä tapahtumia tulevaisuudessa. Opinnäytetyön tulosten avulla toimeksiantaja pystyy kehittämään palveluntarjontaansa laadukkaammaksi ja asiakasyritykselle sopivammaksi.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui tapahtumaprosessia ja onnistuneen tapahtuman järjestämistä käsittelevästä teoriasta. Opinnäytetyön keskeisimpiä käsitteitä olivat onnistunut tapahtuma, tapahtuman järjestäminen, tapahtumaprosessi ja asiakastyytyväisyys. Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin tapahtumaprosessin eri vaiheita, joita olivat suunnittelu-, tuotanto- ja jälkimarkkinointivaihe sekä asiakastyytyväisyyttä osana tapahtuman onnistumista.

Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja kyselyä eli survey tutkimusta. Opinnäytetyötä varten selvitettiin kyselyn avulla henkilöstön asiakasodotuksia ja toiveita pikkujouluja kohtaan, jotta tapahtumanjärjestäjä pystyi huomioimaan näitä toiveita ja suunnittelemaan tapahtuman sisältöä ja ohjelmaa niiden pohjalta. Järjestettävän tapahtuman jälkeen henkilöstölle toteutettiin palautekysely, jonka avulla selvitettiin heidän tyytyväisyyttään tapahtumaan, sen sisältöön ja järjestelyihin. Tehtyjen kyselyiden tulosten perusteella pystyttiin arvioimaan, kuinka hyvin tapahtumanjärjestäjä onnistui vastaamaan vieraiden ennakko-odotuksiin, toiveisiin ja tarpeisiin järjestetyssä tapahtumassa, ja kuinka hyvin tapahtuma onnistui läsnä olleiden vieraiden näkökulmasta.

Kyselytutkimuksista ja Asiakasyritys Y:n kanssa käydystä palautepalaverista saatujen palautteiden perusteella vieraat olivat tyytyväisiä ja tapahtuma oli kokonaisuudessaan onnistunut. Tapahtuma onnistui saavuttamaan sille asetetut tavoitteet eli onnistuttiin järjestämään ryhmähenkeä vahvistava ja onnistunut tapahtuma, joka vastasi asiakkaiden odotuksia ja toiveita. Paljon positiivista palautetta tuli hyvästä ruoasta ja juomasta, rennosta ja huolettomasta ilmapiiristä, illallisen yhteydessä järjestetystä palkintogaalasta, tapahtumapaikasta ja tapahtuman järjestelyistä. Kehityskohteiksi nousivat tapahtuman ennakkotiedottaminen ja aktiviteetin valinta.

The objective of this functional thesis was to investigate the success of an event, the factors which affect it and the expectations for an upcoming event and how those expectations affect how successful the event will be. This thesis was commissioned by Event company X. The event was held in December 2017 and the author of this thesis was responsible for the event production.

The purpose of this thesis was also to plan and produce a successful Christmas party to Client company Y’s personnel. The event also needed to meet the wishes and expectations of the personnel. The second objective was to examine whether there was something that could be developed in the event process or which enables the commissioner to develop the Client company Y’s events in the future. With the results of the thesis, the commissioner can improve the quality of its services and possibly make its servicescape more customer-friendly.

The theoretical framework covers theory on the event production process and theory on organizing a successful event. The key concepts in this thesis are successful event, organizing an event, event process and customer satisfaction. The theoretical framework describes the various phases of the event process, such as planning, production and the post-event actions, as well as customer satisfaction as a part of the success of the event.

The research methods used in this thesis were theme interview and survey. The survey researches Client company Y’s personnel’s expectations and wishes for the upcoming Christmas party. The objective of making the survey was that he event organizer could take the results into consideration and then on basis of the results, plan the content of the event. After the Christmas party, a feedback questionnaire was carried out with the personnel to examine how satisfied they were with the event, its contents and arrangements. The results of the survey indicate how well the event organizer succeeded in meeting the guests’ expectations, wishes and needs for the event and how well the event succeeded from the perspective of the guests.

Based on the feedback from the survey and a feedback meeting with the Client company Y, guests were satisfied, and the event was successful. The objectives were met, because the event organizer succeeded to organize an event, which strengthened the personnel’s team spirit and responded to customers' expectations and wishes. Guests provided positive feedback on the event venue and event arrangements in general. The areas that required development in the future were activity choices and informing about the event.