Improving company performance through implementation of Business Intelligence tools : Implementation of a Microsoft Power BI in a Case Study Company

Abstract

This thesis focuses on a case company and company data (e.g. financial metrics) that can be exploited by using and implementing Microsoft Power BI (MS Power BI) as a business tool for analytics and forecasting. With MS Power BI, it is possible to export, filter, and create different visual graphical presentation reports by using a company’s raw data and without altering the original source data. The benefits are significant because by using BI tools a company’s management can create customized reports quickly and with little effort. Data does not need to be manually updated any more to get real-time information. The source data used in this research was obtained from Google Analytics and Xero, the accounting software.

After implementing the MS Power BI solution, the case company has been able to analyse, present and review its products and services and develop new product and service offerings to meet the ever-changing needs of its clients. The net result has been significant in helping the case company to improve cash flow and bottom line profitability.

In the past, managing cash flow and developing new products and services was a very difficult, time-consuming and complicated process. The case study company also struggled with the accounts receivable process, owing to their clients paying invoices late. MS Power BI, when inspecting the reports from Google Analytics and Xero, clearly highlighted the problem areas and the business was able to respond to the problems.

Keywords: Microsoft Power BI, Business Intelligence, Big Data, improving company’s business, reporting.

Tässä opinnäytteessä käsitellään yrityksen liiketoimintaa, markkinointia ja nykyisiä taloudellisia mittareita, joita pystytään hyödyntämään ottamalla käyttöön Microsoft Power BI: n (MS Power BI) ja käyttämään sitä analyyttisten ja ennusteiden liiketoiminnan välineenä. MS Power BI: n avulla on mahdollista tuoda, suodattaa ja luoda erilaisia visuaalisia graafisia esitysraportteja, joita hyödynnetään käyttämällä yrityksen raakaa dataa ilman että se vaikuttaa alkuperäiseen lähdetietoon. Yrityksen hyödyt ovat olleet merkittäviä siinä syystä, että BI-työkalujen käyttöönotolla voidaan luoda omia raportteja nopeasti ja vaivattomasti. Merkittävä etu on, että yrityksen ei enää tarvitse päivittää tietolähteitä manuaalisesti reaaliaikaisten tietojen saamiseksi. Tässä tutkimuksessa käytetyt lähdetiedot saatiin Google Analytics -palvelusta ja Xero-kirjanpitosovelluksesta.

MS Power BI:n -ratkaisun toteuttamisen jälkeen case study yritys on voinut analysoida, esittää ja tarkastella tuotteitaan ja palveluitaan, jotta he pystyisivät kehittämään uusia tuotteita ja palveluita vastaamaan asiakkaan muuttuviin tarpeisiin. Yrityksen nettotuloksen tarkkailu on ollut huomattava apu, kun yrityksen kassavirtaa ja kannattavuutta on tarkasteltu.

Aiemmin yrityksen tapa hallita omaa kassavirta ja uusien tuotteiden sekä palveluiden kehittäminen oli erittäin vaikea, aikaa vievä ja monimutkainen prosessi. Case study yritys kamppaili myös myyntisaamisten saamisessa, koska asiakkaat maksoivat laskuja myöhässä. MS Power BI pystyi tarkasti tutkimaan Google Analyticsin ja Xero-raporttien tuloksia, joiden avulla yritys pystyi vastaamaan omiin sisäisiin ongelmiinsa.

Asiasanat: Microsoft Power BI, Business Intelligence, Big Data, yrityksen liiketoiminnan parantaminen, raportointi.