Digitaalinen työtilatietojärjestelmä osana yrityksen tietojärjestelmää

Abstract

Opinnäytetyössä tarkasteltiin digitaalista työtilatietojärjestelmää osana yrityksen tietojärjestelmää. Opinnäytetyö koostuu kolmesta kohdeyrityksestä, joissa on kolme erilaista käyttötapausta digitaalisesta työtilatietojärjestelmästä. Opinnäytetyö on suunnattu yrityksen johdon ja tietohallinnon työtekijöille. Kohdeyritysten Digitaaliset työtilatietojärjestelmät ovat samalla perusrakenteella, mutta jokaisen käyttötarkoitus on erilainen. Kohdeyritysten digitaaliset työtilatietojärjestemät on toteutettu Citrix-ratkaisuilla hyödyntäen Xendesktop ja Citrix Netscaler tuotteita. Myös F5 BIG-IP-tuottetta käytettiin yhdessä kohdeyrityksessä. Digitaalista työtilatietojärjestelmää tarkasteltiin käytettävyyden ja tietoturvan näkökulmasta. Opinnäytetyössä tarkastellaan miksi digitaalinen työtilatietojärjestelmä sopisi yritykselle tai niiden yksiköille missä on 80-400 henkilöä käyttämässä tietojärjestelmää. Samalla mietitään päätelaiteriippumattomuuden (=BYOD) etuja etätyössä, sekä sovellus- ja työpöytävirtuaalisoinnin tuomia mahdollisuuksia, ominaisuuksia ja haasteita. Opinnäytetyössä ilmenee miten digitaalinen työtilatietojärjestelmä on vaikuttanut yrityksen työkulttuuriin, minkälaisia uusia toimintamalleja, mitä haasteita ja etuja on saatu. Opinnäytetyö tehtiin tapaustutkimuksen periaatteiden pohjalta. Kohdeyrityksistä haastateltiin tietohallinnon työntekijöitä sekä ulkopuolisia konsultteja. Kohdeyrityksistä jokaisella oli yli 5 vuoden käyttökokemus digitaalisesta työtilatietojärjestelmästä. Heidän näkemyksensä perustui laaja-alaiseen kokemukseen, missä digitaalisen työtilatietojärjestelmän elinkaari laitteiden osalta oli käyty alusta loppuun, sekä useampi eri versiopäivitys. Opinnäytetyössä kerrotaan minkälaista työtä digitaalisen työtilatietojärejstelmän kanssa voidaan tehdä ja mitkä ovat edut perinteiseen Windows-työasemaympäristöön nähden. Jokaisessa kohdeyrityksessä digitaalisen työtilatietojärjestelmän käyttö oli eriasteista. Yhdessä digitaalinen työtilatietojärjestelmä oli ainut tietojärjestelmä, toisessa osa tietojärjestelmää ja kolmannessa pääsääntöisesti vain etäkäyttöympäristö. Digitaalinen työtilatietojärjestelmä on myös mahdollista käyttää GDPR tietosuoja-asetuksen voimaantulon jälkeen. Kohdeyritysten tietohallinto ja loppukäyttäjät olivat tyytyväisiä digitaalisen työtilatietojärjestelmän toiminnallisuuteen ja miten se tehostaa työntekijän liikkuvuutta. Ylläpidon ja etätuen helppous vähensivät myös tietohallinnon taakkaa lähituessa. Opinnäytetyössä osoitetaan kuinka digitaalinen työtilatietojärjestelmä on käytettävä järjestelmä ja mitä hyötyjä sen käyttöönotosta yritys voi saada. Jatkotutkimusehdotuksena ehdotettiin laajempaa tutkimusta suuremmalla kohdeyritys otannalla digitaalisen työtilatietojärjestelmän käytettävyydestä, tietoturvasta ja migraatio projekteista. Lisänäkökulmaksi otettaisiin kohdeyrityksiä, jotka ovat ottaneet digitaalisen työtilatietojärjestelmän käyttöön tai siirtäneet koko tietojärjestelmän tai osan siitä pilvialustalle.

The thesis discusses digital workspace information system as part of a corporate information system. The thesis consists of three target companies where there are three different use cases of the digital workspace information system. The thesis is aimed at the employees of the company's management and information management. The digital workspace information systems of the three target companies are based on the same infrastructure, but each has a different use case. The digital workspace information systems of the target companies are implemented with Citrix solutions utilizing Citrix Xendesktop and Citrix Netscaler products. In addition, F5 BIG-IP output was used in one target company. The digital workspace information system is studied from the perspective of usability and information security. The thesis examines why the digital workspace information system would suit the company or their units where 80-400 people are using the information system. The thesis also considers the benefits of the bring your own device concept in remote work, as well as the capabilities, features and challenges of server, application and desktop virtualization. The thesis also shows how the digital workspace information system has influenced the company's work culture, whether it has created new patterns of action and what challenges and benefits it has. The thesis was based on the principles of case study. The data management and outsourced consultants of the target companies were interviewed and conclusions were drawn from there. Each of the target companies had more than 5 years of experience in using digital workspace information system. Their experience was based on a wide-ranging use of digital workspace information system by using servers and endpoint devices their whole life cycle. The thesis shows what kind of work can be done with a digital workspace information system and what are the advantages comparing normal Windows workstation based IT environment. Each target company used digital workspace information systems in varying degrees. In one of the target companies, the digital workspace information system was the only information system, in the second target company, it was part of the information system and in the third target company, it was only the remote work operating environment. It is possible to use the digital workspace information system after the GDPR data protection regulation comes into force. The data management and end-users of the target companies were satisfied with the functionality of the digital workspace information system, and how it enhances the employee's mobility. The ease of maintenance and remote support also reduced the burden of data management of the companies. The thesis shows how the digital workspace information system benefits the company. For further research, a larger research with more target companies by sampling the usability, security and migration project of digital workspace information system is suggested. The specific target would be companies, which have just started using a digital workspace information system or moved parts of or the whole environment to cloud platform.