Henkilöstötietojärjestelmän hyödyntäminen esimiestyössä : Case: SOE Busproduction Finland Oy

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli selvittää, miten toimeksiantajayrityksen esimiesten käytännön osaaminen vaikutti siihen, miten he hyödynsivät Sympa HR -henkilöstötietojärjestelmää päivittäisessä työssään. Lisäksi haluttiin tutkia, mitä odotuksia esimiehillä oli ohjelman hyödyntämisestä, ja miten jatkossa ohjelman hyödynnettävyyttä voitaisiin edistää. Työn toimeksiantajana on SOE Busproduction Finland Oy. Yritykseen on hankittu HR-järjestelmä, jonka käyttöä esimiesten päivittäisenä työkaluna haluttiin lisätä. Neljä vuotta Scania-konserniin kuuluneessa yrityksessä oli samanaikaisesti monia laajoja hankkeita ja projekteja, joiden varjoon HR-järjestelmä oli jäämässä. HR:stä (Human Resources) puhutaan kun tarkoitetaan henkilöstöasioiden hoitoa yleisesti. Se voi myös tarkoittaa sitä asiantuntijaorganisaatiota, joka vastaa henkilöstöasioista. Henkilöstöä pidetään yhtenä yrityksen tärkeimmistä voimavaroista. SOE:ssa on käytössä oman HR-järjestelmän lisäksi useita Scanian järjestelmiä tukemassa henkilöstövoimavarojen hallintaa. HR-järjestelmästä löytyy henkilön työsuhteen koko elinkaari. Lisäksi järjestelmää käytetään mm. sairauspoissaolojen seurantaan. Työkyky-johtamisella pyritään vaikuttamaan sairauspoissaolojen määriin sekä estämään ennenaikaiset työkyvyttömyyseläköitymiset. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusotetta. Aineisto kerättiin puolistrukturoituina anonyymeina haastatteluina, joihin osallistui esimiehiä tuotannosta ja logistiikasta. Tuloksia analysoitaessa havaittiin, että esimiesten HR-järjestelmätaidoissa oli parantamisen varaa, ja ohjelman hyödyntäminen oli vähäistä. Tutkimuksen pohjalta saatiin kehitysehdotuksia ohjelman hyödyntämiseksi jatkossa mm. osaamisprofiilien ja koulutusseurannan osalta.

The objective of the study was to examine how supervisors’ practical skills have affected their utilization of the Human Resources Information System (HRIS) on a daily basis work. Furthermore, the aim was also to find out what kind of expectations of the program they have and how the usage of the system could be advanced. The thesis was commissioned by SOE Busproduction Finland Oy. There was a request for the supervisors to add the HRI system to their daily management toolset. The company has been a part of Scania Group for four years and there have been simultaneously many projects ongoing and they were nearly to eclipse the HRI system. The employees are the company’s most important resource. In addition to the HRI system, SOE Busproduction Finland Oy has many Scania systems in use to support the management of the human resources. The current HRI system has data from the whole employee life cycle. The HR monitors absences from work due to sickness and the attempt has been made to affect absences by the working ability management. The concern about premature disability pensions has been taken seriously. The thesis was carried out as a qualitative survey. Four supervisors from the production and the logistics were interviewed. The interviews were semi-structured and anonymous. The study results show that the supervisors’ HRI system skills need some improvement and the current utilization level of the system is quite low. Based on the results of this study, some development proposals are presented for future implementation, for instance competence profiles and training records.