Eläkekäsittelyprosessin tehostaminen
Frantsi, Ville (2018)
Frantsi, Ville
Laurea-ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018061413885
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018061413885
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Suomessa toimiva finanssialan yritys. Toimeksiantajan käytössä olevissa prosesseissa oli havaittu käytännön ongelma, johon haluttiin muutosta. Ongelmana oli, että eläkekäsittelyprosessin alkuvaihe koettiin aikaa vieväksi ja aiheuttavan ylimääräistä työkuormaa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää prosessin varsinaiset ongelmakohdat sekä niihin liittyviä toimintatapoja ja työkaluja kehittämällä pyrkiä poistamaan havaitut ongelmat tai ainakin vähentää niiden vaikutusta. Tavoitteena oli tehostaa kyseistä prosessia niin, että siihen kuluisi vähemmän työaikaa ja täten kohdeorganisaation työntekijöiden aikaa sekä resursseja voitaisiin siirtää muihin tehtäviin.
Opinnäytetyön tietoperusta koostui prosessien kehittämisestä. Keskeisimpänä näkökulmana oli ohjelmistojen sekä työkalujen kehittäminen sekä automatisointi. Nämä näkökulmat rakensivat ymmärryksen siitä, mitä ohjelmistorobotiikka ja tietoteknisten järjestelmien automatisointi tarkoittaa ja kuinka niitä voidaan hyödyntää prosessien tehostamisessa.
Menetelmän valinnassa päädyttiin käyttämään toimintatutkimusta toimeksiantajan ongelman ratkaisemiseksi. Toimintatutkimuksen tarkoituksena on yhdessä sen kohteena olevan organisaation henkilöiden kanssa saada aikaan käytännössä toimiva ratkaisu. Menetelmällisiä ratkaisuja tehtiin toimintatutkimuksen eri vaiheissa vaadittavien tietojen ja tarpeiden mukaan. Kehitettyjen toimintatapojen arvioinnissa käytettiin esimerkiksi havainnoinnin keinoja. Lisäksi toimintatutkimuksen tavoitteiden saavuttamista arvioitiin osallistuneille henkilöille suunnattuun kyselyyn saatujen vastausten sekä alkuperäisen ja opinnäytetyön tuotoksena luodun prosessin läpimenoaikojen vertailun perusteella.
Toimintatutkimuksen tuotoksena luotiin työkalu, jonka avulla pystyttiin karsimaan kehitettävästä prosessista manuaalisia sekä toistuvia työvaiheita. Lisäksi luotiin työjono, jonka johdosta eläkekäsittelyprosessin alkuvaiheesta voitiin jättää vielä yksi työvaihe pois. Kaiken kaikkiaan prosessia saatiin suoraviivaistettua. Prosessissa vaadittavat toimet saatiin suoritettua 65 prosenttia nopeammin kuin ennen.
Opinnäytetyön tulokset koskevat vain kohdeorganisaatiota ja tätä kyseistä työtä. Niiden yleistäminen ei ole mahdollista, sillä niihin vaikutti muun muassa yksittäisten henkilöiden mielipiteet. Kehittämisehdotuksena oli, että kehittämistä jatketaan eläkekäsittelyprosessin seuraaviin vaiheisiin ja etenkin uuden työjonon kehittämiseen.
Opinnäytetyön tietoperusta koostui prosessien kehittämisestä. Keskeisimpänä näkökulmana oli ohjelmistojen sekä työkalujen kehittäminen sekä automatisointi. Nämä näkökulmat rakensivat ymmärryksen siitä, mitä ohjelmistorobotiikka ja tietoteknisten järjestelmien automatisointi tarkoittaa ja kuinka niitä voidaan hyödyntää prosessien tehostamisessa.
Menetelmän valinnassa päädyttiin käyttämään toimintatutkimusta toimeksiantajan ongelman ratkaisemiseksi. Toimintatutkimuksen tarkoituksena on yhdessä sen kohteena olevan organisaation henkilöiden kanssa saada aikaan käytännössä toimiva ratkaisu. Menetelmällisiä ratkaisuja tehtiin toimintatutkimuksen eri vaiheissa vaadittavien tietojen ja tarpeiden mukaan. Kehitettyjen toimintatapojen arvioinnissa käytettiin esimerkiksi havainnoinnin keinoja. Lisäksi toimintatutkimuksen tavoitteiden saavuttamista arvioitiin osallistuneille henkilöille suunnattuun kyselyyn saatujen vastausten sekä alkuperäisen ja opinnäytetyön tuotoksena luodun prosessin läpimenoaikojen vertailun perusteella.
Toimintatutkimuksen tuotoksena luotiin työkalu, jonka avulla pystyttiin karsimaan kehitettävästä prosessista manuaalisia sekä toistuvia työvaiheita. Lisäksi luotiin työjono, jonka johdosta eläkekäsittelyprosessin alkuvaiheesta voitiin jättää vielä yksi työvaihe pois. Kaiken kaikkiaan prosessia saatiin suoraviivaistettua. Prosessissa vaadittavat toimet saatiin suoritettua 65 prosenttia nopeammin kuin ennen.
Opinnäytetyön tulokset koskevat vain kohdeorganisaatiota ja tätä kyseistä työtä. Niiden yleistäminen ei ole mahdollista, sillä niihin vaikutti muun muassa yksittäisten henkilöiden mielipiteet. Kehittämisehdotuksena oli, että kehittämistä jatketaan eläkekäsittelyprosessin seuraaviin vaiheisiin ja etenkin uuden työjonon kehittämiseen.