Improving the conference coordinating process : case: Company X

Abstract

Event management plays a vital role in providing development opportunities needed in the everchanging environment we live in today. Therefore, it’s important to have an efficient and effective event planning process that can be standardised through the company to fulfil all the different event requirements.

This thesis will closely define and analyse the conference planning process used by the conference coordinators of company X. Conferences and events play a large role in employee development of the company. Therefore, it is important to provide these development opportunities throughout the year and to ensure the process is as efficient and up to date as possible. This thesis can be used as an event manual to standardise the event planning process throughout the company.

Background knowledge is gathered on the conference coordinating process through previous case studies and literature reviews. The objective of this thesis is to analyse the conference coordinating process used by company X and define all the pain points within the process that could be improved. The goal of the thesis is to define possible weaknesses within the current conference coordinating process and to gather improvement ideas using qualitative and quantitative methods.

The quantitative data is used to confirm the hypothesises and provide a base for the research purpose. The data is gathered from analysing participant feedback from the conference X, one of the largest employee development conferences organized annually. Quantitative research is then used to find possible improvement ideas to the pain points found within the conference planning process. The data is gathered through interviews from internal as well as external event planners. Data is then analysed using theme analysis.

The main result of this thesis will be to provide company X with a clear overview of all pain points within their conference coordinating process. Through collecting data, the author can provide solutions and improvements to some or all the process pain points. Previous conference surveys were used to define the participant satisfaction rate in the process. The conference X is an internal professional development conference that is compulsory for client facing employees. The large number of participants provides a broad and detailed data on the participant satisfaction rate. The author could benchmark conference survey data back to 2014, allowing a complete thorough longitudinal data analysis.

Lastly, the author defines the different improvement ideas in the thesis conclusion. This section contains the recommendations the author has gathered that the company could implement. The author will then define why these improvement ideas were chosen.

Tapahtumien hallinta on keskeisessä asemassa luomassa uusia kehittymismahdollisuuksia nykyisessä jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä jossa asumme. Siksi on tärkeää olla tehokas tapahtumasuunnitteluprosessi, joka on standardisoitu kautta yrityksen täyttämään kaikki tapahtumavaatimukset.

Tämä opinnäytetyö määrittelee ja analysoi tarkasti konferenssisuunnitteluprosessia, jota yritys X:n konferenssi koordinaattorit käyttävät. Konferensseilla ja tapahtumilla on suuri rooli yrityksen työntekijöiden kehityksessä. Siksi on tärkeää tarjota näitä kehitysmahdollisuuksia koko vuoden ajan ja varmistaa, että prosessi on mahdollisimman tehokas ja ajantasainen. Tätä opinnäytetyötä voidaan käyttää tapahtumakäsikirjana, jolla voidaan yhdenmukaistaa tapahtumasuunnitteluprosessi koko yrityksessä.

Kvantitatiivista tutkintoa käytetään vahvistamaan hypoteesi. Tiedot kerätään analysoimalla osallistujapalautetta X-konferenssista, joka on yksi suurimmista yrityksen vuosittain järjestämistä työntekijöiden kehittämiskonferensseista. Kvalitatiivista tutkimusta käytetään sitten löytämään mahdollisia parannusehdotuksia konferenssin suunnitteluprosessista löytyviin kipukohtiin. Tietoja kerätään sisäisten ja ulkoisten tapahtumasuunnittelijoiden haastatteluiden avulla. Tiedot analysoidaan sitten teema-analyysillä.

Tapahtumateollisuus muuttuu jatkuvasti ja ilman standardisoitua prosessia, on uusien tapahtumasuunnittelijoiden hankala kehittää prosessiaan tehokkaaseen tilaan. Tässä opinnäytetyössä määriteltyä konferenssisuunnitteluprosessia voidaan käyttää minkä tahansa tapahtuman suunnittelussa ja minkä tahansa kokoisen tapahtuman järjestämisessä.