Nonprofit-organisaation varainkeruu tapahtuman avulla : case: Porla juoksu

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää varainkeruutapahtuma Pro Porla ry:lle. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Pro Porla ry, joka on lohjalainen voittoa tavoittelematon yhdistys. Pro Porla ry toimii vanhan kalanviljelylaitos Porlan puolesta kehittääkseen sitä kaupunkilaisten virkistyskäyttöön. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman menestynyt varainkeruu toimeksiantajalle, sekä kasvattaa yhdistyksen tunnettuutta. Porla juoksusta pyritään saamaan jokavuotinen tapahtuma Porlan alueelle.

Opinnäytetyön tietoperusta rakennettiin keskeisten käsitteiden ympärille. Keskeisinä käsitteinä toimivat tapahtumatuotanto, markkinointi, projektinhallinta, turvallisuus ja nonprofit-organisaatio. Tapahtuman suunnittelun teoreettisena pohjana käytettiin kolmivaiheisen prosessin mallia. Kolmivaiheinen prosessi pitää sisällään suunnitteluvaiheen, toteutusvaiheen ja jälkimarkkinointivaiheen.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi Porla juoksu -tapahtuma, joka pidettiin lauantaina 12.5.2018 Lohjalla. Tapahtumapäivää edelsi yhdeksän kuukautta kestänyt tapahtuman suunnittelu- ja toteutusvaihe. Porla juoksu toteutettiin useiden yhteistyökumppanien ja sponsorien avulla. Projektin etenemistä hallittiin projektinhallintatyökalu Trellon avulla. Alkuperäistä budjetointia jouduttiin muuttamaan useaan otteeseen, koska menoja saatiin poistumaan yhteistyökumppanien ja sponsorien myötä. Tapahtumajärjestämisessä vaadittavat lain määräämät luvat selvitettiin ja täytettiin. Porla juoksussa panostettiin turvallisuuteen, minkä johdosta päätettiin ottaa vapaaehtoinen vastuuvakuutus.

Tapahtumapäivän järjestelyt aloitettiin varhain aamusta aurinkoisessa säässä. Tapahtuma-alue rakennettiin yhteistyökumppanien kanssa. Juoksuun osallistuville järjestettiin jälki-ilmoittautuminen, joka lisäsi juoksijoiden määrää. Juoksijoita saapui paikalle yhteensä 89 kappaletta. Kaikki juoksulähdöt saatiin onnistumaan ennakkoon suunnitellun aikataulutuksen mukaisesti. Porla juoksu tarjosi juoksukilpailun lisäksi myös oheisohjelmaa. Perheen pienimmät pääsivät ratsastamaan keppihevosilla sekä kisaamaan miniolympialaisissa. Osallistumismaksujen lisäksi varoja kertyi kahviomyynnin ja arpajaisten avulla. Porla juoksu sai paljon positiivista palautetta paikan päällä, Facebookissa ja paikallislehdissä. Erityisesti tapahtuman juoksureittiä ja yleistä tunnelmaa kehuttiin.

Tapahtuma toteutettiin yhdistyksen jatkuvuutta ajatellen. Porla juoksu onnistui asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Tapahtuman tulos oli 946,64 euroa ylijäämäinen, joten opinnäytetyö tuotti toimeksiantajalle varoja yhdistyksen jatkuvuuden takaamiseksi. Pro Porla ry:n tunnettuus kasvoi valtavasti, sillä markkinointi tavoitti suuren määrän ihmisiä. Positiivisesti kirjoitetut lehtiartikkelit kasvattivat pienen yhdistyksen tunnettuutta ja paransivat sen imagoa.

Pro Porla ry kykenee hyödyntämään opinnäytetyön materiaalia tulevien varainhankintatapahtumien järjestämisessä.

Asiasanat: nonprofit-organisaatio, tapahtumajärjestäminen, tapahtumamarkkinointi, tapahtumat, varainkeruu

The purpose of this thesis project was to organize a fundraising event for our client, Pro Porla registered association. Organising a successful fundraiser and increasing awareness of Pro Porla were the main objectives. A future goal is to make Porla Run an annual event.

The theoretical basis of this thesis was built around key concepts, which were event production, marketing, project management, safety and non-profit organization. Three-phase process model was used as the core of event organizing. The three-phase process model includes planning, execution and aftersales service.

Porla Run was the result of this thesis. The event was organized on 12th of May in Lohja. The design and executing of the project lasted nine months. Porla Run was executed with the support of several partners and sponsors. Project management tool Trello was used to manage the project. The original budget was updated and altered during the project as costs of Porla Run were significantly reduced due to partners and sponsors participation. All authorizations and laws regarding event organizing were clarifies and complied with. Safety matters were considered and voluntary insurance for the event was taken.

The event area was built early in the morning with cooperation partners. A late entry point was organized to raise the number of participants. The event program worked as planned. A total of 89 runners arrived on the spot. The event also offered accompanying program, for example mini-Olympics for children. Participation fees, buffet and lottery were used to raise funds for the association. Porla Run achieved a lot of positive feedback on Facebook, local newspapers and at the location. Especially the running route and the general atmosphere were praised.

The event gained visibility and raised funds for this small association to assure continuity. Porla Run achieved its targets. The result of the event was 946,64 euros surplus. The awareness of Pro Porla was greatly increased due to successful marketing. The event had positive reviews in the press, which enhanced the image of a small registered association.

Pro Porla can use the material of this thesis to organize fundraising events in the future.

Keywords: fundraising, event marketing, event organization, events, nonprofit organization