Kohti kumppanuutta : Ulkoministeriön teknisten HR-tehtävien siirtäminen Palkeisiin

Abstract

Opinnäytetyön kohdeorganisaationa oli Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus eli Palkeet, joka aloitti vuonna 2017 ulkoministeriön kanssa yhteisen kumppanuushankkeen henkilöstöpalveluihin liittyen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli sujuvoittaa ja kehittää ulkoministeriön ja Palkeiden välistä yhteistyötä ja vahvistaa kumppanuutta samalla kun teknisiä henkilöstöhallintoon liittyviä tehtäviä siirretään Palkeisiin. Tavoitteena oli selvittää, miten HR-tehtäviä voidaan siirtää Palkeille, mitä tehtäviä ne olisivat sekä löytää uusia, sujuvia toimintatapoja Palkeissa tuotettavalle uudelle HR-palvelulle.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena ulkoministeriön ja Palkeiden yhteisen kumppanuushankkeen aikana. Keskeisenä menetelmänä käytettiin projektityöskentelyn lisäksi osallistamista, haastatteluja ja prosessikuvauksia, joista muodostui opinnäytetyön aineistoa. Tietoperusta käsitteli valtion henkilöstöhallintoa, henkilöstöjohtamista, palveluiden ulkoistamista sekä asiakaspalvelua ja kumppanuutta. Lopputuloksena muodostui kuvaus uuden, ulkoministeriölle tuotettavan palvelun sisällöstä ja toimintamallista sekä SWOT-analyysi ja tulevaisuuspyörä uudesta kumppanuutta vahvistavasta palvelusta. Tuotoksena syntyi myös luonnosehdotuksia päätösvalmisteluun ja muihin ulkoministeriön palvelussuhteen hallintaan liittyvistä osaprosesseihin.

Opinnäytetyön keskeisin havainto oli, että Palkeissa tuotettavien teknisten HR-tehtävien ja sujuvan toimintamallin edellytyksenä ovat toimivat prosessit sekä selkeät roolit ja vastuut. Nämä yhdessä muodostavat pohjan kumppanuudelle. Opinnäytetyön aikana löydettiin useita jatkokehittämiskohteita, jotta vastaavien palvelujen tuottaminen muille valtion viras-toille olisi mahdollista.

This thesis deals with the Finnish Shared Services Center Palkeet, which started a partner-ship project with the Ministry for Foreign Affairs in 2017. The purpose of this thesis was to develop new fluent procedures between these two partners as technical HR functions are transferred to Palkeet from Ministry for Foreign Affairs. The main goal of this thesis was to make the co-operation between these two partners fluent. The main purpose of this thesis was to find out what these technical HR functions could be, how they can be transferred and to innovate new procedures to strengthen the partnership.

This thesis applies functional research methods, including project work, participatory meth-ods, interviews and process descriptions. These provide material for the thesis. The theoretical parts of the thesis discuss human resource management, outsourcing HR services, customer service, and partnerships. The end result of the thesis is a draft describing a new operating model of the new HR services that Palkeet can provide for the Ministry for Foreign Affairs. In addition, the thesis includes a SWOT-analysis and a future wheel describing the new HR service as well drafts describing the new HR processes between the two partners.

The main conclusion of this study is that co-operation between partners demands that the new processes are fluent and the responsibilities and roles are clear. These create the prerequisites for a partnership. The study identified several development needs that would help offer similar HR services to other customers of the Finnish Shared Services Center Palkeet.