Laskujen rahoitus ja sen prosessin kehittäminen Lean-menetelmien avulla
Sandelin, Katja (2018)
Sandelin, Katja
Laurea-ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018100215585
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018100215585
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli kartoittaa Yritys X:n laskujen rahoitusprosessi ja löytää siitä kehityskohdat Lean-menetelmien avulla. Tavoitteena oli mallintaa rahoitusprosessi niin, että kaikilla sen vaiheissa työskentelevillä henkilöillä olisi selkeä ymmärrys sen kokonaisuudesta. Prosessin selkeä kuvaus auttaa sekä Yritys X:ää ymmärtämään prosessin nykytilan sekä auttaa sitä kehittämään prosessia tehokkaammaksi. Opinnäytetyö pyrkii vastaamaan kysymykseen: ”Kuinka saada laskujen rahoitusprosessi mahdollisimman sujuvaksi niin, että se palvelee hyvin asiakasta sekä luotonmyöntäjää.”
Opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, niin kutsuttuna tapaustutkimuksena. Sen teoreettinen osuus koostuu laajalta alueelta laskurahoituksen toimintaympäristölle tärkeistä aiheista. Laskujen rahoitus on osa finanssialaa jota määrittää tarkoin annetut ohjeistukset niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin. Usein rahoitus on myös valtion rajoja ylittävää, jolloin myös kansainvälisen toimintaympäristön ymmärtäminen rahoitusprosessissa on vaadittavaa. Tämän vuoksi teoria voi vaikuttaa hieman hajanaiselta henkilölle jolle yritysten laskurahoitus tai faktorointi ei ole ennestään tuttua. Teoriassa esitellään myös prosessien sekä Leanin periaatteet, jotka ovat olennainen osa työn kehitystehtävän toteutuksessa.
Työn kehitystehtävä eli empiirinen tutkimusosa toteutettiin Kaizen-workshoppina. Työpaja muotoinen ryhmähaastattelu toteutettiin Yritys X:n toimitiloissa Espoossa ja työpajaan osallistui 9 henkilöä, jotka toimivat aktiivisesti prosessin eri vaiheissa. Työpajan tarkoituksena oli kartoittaa laskujenrahoitusprosessi, löytää siitä mahdolliset pullonkaulat ja kehityskohdat sekä löytää niiden juurisyyt ja auttaa henkilökuntaa löytämään ongelmiin ratkaisut.
Työpajassa käytettiin viittä Lean-menetelmää. Eri menetelmillä saatiin nopeasti tuloksia aikaan. Henkilökunnan osallistuminen työpajatoimintaa katsottiin hyväksi toimintamalliksi prosessien kehittämisessä. Työpajassa saatiin ensikäden tietoa prosessin nykytilasta sekä siinä esiintyvistä ongelmista. Henkilökunta osallistui mielellään työpajatoimintaan, koska heillä oli selkeä tunne siitä, että pääsevät vaikuttamaan omaan työskentelyyn. Vähäisen ajankäytön vuoksi työpajassa esiin tulleet asiat jäivät suurimmaksi osaksi selvittämättä ja toiveena esitettiin, että työpaja toteutettaisiin uudestaan. Laskujen rahoitusprosessin ongelmakohtia koettiin useassa eri prosessinvaiheessa, joista kahteen ehdittiin paneutua syvemmin työpajan aikana. Toinen näistä oli luottohakemusten palauttamisen hitaus ja toinen asiakkuuden alettua laskutietojen virheellisyys.
Opinnäytetyön lopputuloksena voidaan todeta, että Lean-menetelmät toimivat erinomaisesti prosessien mallintamiseen ja niillä saadaan nopeita tuloksia prosessien kehityksessä. Menetelmillä saadaan myös sitoutettua henkilöstöä prosessien kehittämiseen osallistamalla heitä työpajatoiminnalla. Henkilöstöä käyttämällä yritys saa ensikäden tietoa prosessien nykytilasta ja niissä olevista ongelmista. Kartoittamalla nykytilanteen Yritys X:n rahoitusprosessista löytyi monta hyvää kehityskohtaa joita tehostamalla Yritys X voi parantaa asemaansa rahoitusalalla. Lean-menetelmät ovat tehokkaita työkaluja liiketoiminnan parantamisessa, joita suositellaan käytettävän myös jatkossa.
Opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, niin kutsuttuna tapaustutkimuksena. Sen teoreettinen osuus koostuu laajalta alueelta laskurahoituksen toimintaympäristölle tärkeistä aiheista. Laskujen rahoitus on osa finanssialaa jota määrittää tarkoin annetut ohjeistukset niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin. Usein rahoitus on myös valtion rajoja ylittävää, jolloin myös kansainvälisen toimintaympäristön ymmärtäminen rahoitusprosessissa on vaadittavaa. Tämän vuoksi teoria voi vaikuttaa hieman hajanaiselta henkilölle jolle yritysten laskurahoitus tai faktorointi ei ole ennestään tuttua. Teoriassa esitellään myös prosessien sekä Leanin periaatteet, jotka ovat olennainen osa työn kehitystehtävän toteutuksessa.
Työn kehitystehtävä eli empiirinen tutkimusosa toteutettiin Kaizen-workshoppina. Työpaja muotoinen ryhmähaastattelu toteutettiin Yritys X:n toimitiloissa Espoossa ja työpajaan osallistui 9 henkilöä, jotka toimivat aktiivisesti prosessin eri vaiheissa. Työpajan tarkoituksena oli kartoittaa laskujenrahoitusprosessi, löytää siitä mahdolliset pullonkaulat ja kehityskohdat sekä löytää niiden juurisyyt ja auttaa henkilökuntaa löytämään ongelmiin ratkaisut.
Työpajassa käytettiin viittä Lean-menetelmää. Eri menetelmillä saatiin nopeasti tuloksia aikaan. Henkilökunnan osallistuminen työpajatoimintaa katsottiin hyväksi toimintamalliksi prosessien kehittämisessä. Työpajassa saatiin ensikäden tietoa prosessin nykytilasta sekä siinä esiintyvistä ongelmista. Henkilökunta osallistui mielellään työpajatoimintaan, koska heillä oli selkeä tunne siitä, että pääsevät vaikuttamaan omaan työskentelyyn. Vähäisen ajankäytön vuoksi työpajassa esiin tulleet asiat jäivät suurimmaksi osaksi selvittämättä ja toiveena esitettiin, että työpaja toteutettaisiin uudestaan. Laskujen rahoitusprosessin ongelmakohtia koettiin useassa eri prosessinvaiheessa, joista kahteen ehdittiin paneutua syvemmin työpajan aikana. Toinen näistä oli luottohakemusten palauttamisen hitaus ja toinen asiakkuuden alettua laskutietojen virheellisyys.
Opinnäytetyön lopputuloksena voidaan todeta, että Lean-menetelmät toimivat erinomaisesti prosessien mallintamiseen ja niillä saadaan nopeita tuloksia prosessien kehityksessä. Menetelmillä saadaan myös sitoutettua henkilöstöä prosessien kehittämiseen osallistamalla heitä työpajatoiminnalla. Henkilöstöä käyttämällä yritys saa ensikäden tietoa prosessien nykytilasta ja niissä olevista ongelmista. Kartoittamalla nykytilanteen Yritys X:n rahoitusprosessista löytyi monta hyvää kehityskohtaa joita tehostamalla Yritys X voi parantaa asemaansa rahoitusalalla. Lean-menetelmät ovat tehokkaita työkaluja liiketoiminnan parantamisessa, joita suositellaan käytettävän myös jatkossa.