Ostolaskujen automaattisen käsittelyn kehittäminen Kojamo Oyj:ssä

Abstract

Opinnäytetyö on tehty yhteistyössä Kojamo Oyj:n kanssa kirjoittajan työskennellessä yrityksessä kesän 2018 ajan. Työn aiheena oli ostolaskujen automaattisen käsittelyn kehittäminen Kojamo Oyj:ssa Tämän työn tarkoituksena ja tavoitteena oli kartoittaa Kojamo Oyj:n tämän hetkinen tilanne ostolaskujen automaattisessa käsittelyssä ja löytää konkreettisia kehitysehdotuksia sen parantamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa tutkittiin taloushallinnon kehitystä, sähköistä taloushallintoa ja sen nykypäiväisiä hyötyjä yrityksille. Teoriaosuudessa tutkitaan myös ostolaskujen käsittelyä ja sen automatisoitumista. Teoriaosuuden tarkoituksena oli antaa kuva taloushallinnosta ja sähköisesta taloushallinnosta. Teoriaosuudessa käydään myös syvemmin läpi ostoreskontraa ja ostolaskuja. Teoriaosuudessa on käytetty kirjallisia ja sähköisiä lähteitä.

Opinnäytetyön tutkimus pohjautui kirjoittajan havaintoihin työskennellessään ostoreskontrahoitajana Kojamo Oyj:llä kesällä 2018. Tutkimusta varten pidettiin myös teemahaastatteluja Kojamo Oyj:n työntekijöiden kanssa, jonka avulla saatiin laajasti luotettavaa tietoa yrityksen toiminnasta, toimintatavoista ja kehityshalusta.

Tutkimuksen tarkoituksena oli siis tehdä Kojamo Oyj:lle perusteellinen kartoitus heidän tämän hetkisestä automatisoidusta ostolaskujen käsittely prosessista ja löytää siihen konkreettisia kehitysehdotuksia, miten toimintaa voidaan parantaa ja kehittää entisestään.

Opinnäytetyön perusteella voidaan todeta, että Kojamo Oyj:n sähköinen taloushallinto on hyvällä mallilla ja yritys pyrkii kehittämään automatisoituja prosessejaan kuten automatisoida ostolaskuprossesia. Automatisoitu ostolaskuprosessi säästää paljon resursseja. Automaattinen ostolaskujen käsittely vaatii muiltakin kuin vain Kojamo Oyj:ltä työtä. Toimittajien ja Kojamo Oyj:n tulee tehdä yhteistyötä, jotta ostolaskujen automaattinen käsittely onnistuu. Tutkimuksen avulla löytyi kolme suurempaa kokonaisuutta, joita kehittämällä automatisointi helpottuu ja sen tuoma hyöty suurenee siitä, mitä se on tällä hetkellä yrityksessä.

Johtopäätökset tutkimuksesta tekijä kasasi tutkimusanalyysistä. Digitaalisuus ja automatisointi ovat iso osa tulevaisuutta. Kojamo Oyj haluaa kehittää yritystään, joten he ovat myös valmiita tekemään asioita sen eteen, että ostolaskuja saataisiin vielä enemmän automaattiseen käsittelyyn. Jotta kaikki tämä toimisi ja kehitystä saadaan eteenpäin, yrityksen tulee olla rohkea ja haastaa itseään kehittämään toimintaansa.

This thesis was made in cooperation with Kojamo Oyj when thesis writer was working for the company during summer 2018. The subject of the thesis was the automatic process of purchase invoices and its development opportunities in Kojamo Oyj. The purpose of this thesis was to find out about the current situation of the automatic process of as purchase invoices in Kojamo Oyj and to find concrete development proposals to improve it.

In the theoretical part of this thesis financial management, electronic financial management and its benefits to companies were investigated. The theoretical part also examines examined the process of purchase invoices and its automatic process. The purpose was to describe financial management and electronic financial management. The theory is based on literature and electronic sources.

The empirical part was based on the writer’s observations when she was working as a purchase ledger clerk at Kojamo Oyj in summer 2018. Interviews were carried out with Kojamo Oyj’s financial management employees who gave a lot of reliable information of the company’s operations, operation methods and development in the company.

The purpose of the study was to find out about the current situation of automated purchase invoice processing at Kojamo Oyj and to find out concrete suggestions on how to improve the process and how to develop it in the future.

Based on the thesis, Kojamo Oyj’s electronic financial management is on a good level and the company is always trying to increase the number of automatic processes, for example the company’s automatic processes in purchase invoicing. Automated financial management saves a lot of resources. Automatic handling of purchase invoices requires co-operation with suppliers. The study helped to find three bigger entities whose development makes the automation easier and more effective.

The conclusions were based on and analysed from the information in the empirical part. Digitalization and automation are a significant part of the future. Kojamo Oyj wants to develop its business, therefore the company finds out the problems and corrects them to make the purchase invoice process even more automated. To achieve all of this work and progress in the company requires brave measures and the ability to challenge existing processes.