Palotarkastuspöytäkirja hyvän hallinnon näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää minkälaisia vaatimuksia hyvä hallinto ja pelastuslaki (379/2011) asettavat palotarkastuspöytäkirjalle. Sen perusteella työssä on myös tutkittu sitä, miten nämä vaatimukset täyttyvät työn toimeksiantajana toimineella pelastuslaitoksella. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää kyseisen pelastuslaitoksen valvontatoimintaa palotarkastuspöytäkirjojen laatimisessa ja samalla käytettävää palotarkastuspöytäkirjapohjaa.

Teoreettisessa viitekehyksessä on selvitetty, minkälaisia sisällöllisiä vaatimuksia palotarkastuspöytäkirjaan kohdistuu hyvän hallinnon ja pelastuslain (379/2011) perusteella. Hyvään hallintoon on perehdytty keskeisesti perustuslain (731/1999) ja hallintolain (434/2003) perusteella. Teoreettisessa viitekehyksessä on perehdytty myös pelastusviranomaisen valvontatoimintaan ja siihen liittyvään toimivaltaan.

Palotarkastuspöytäkirjoille tehty tutkimus toteutettiin laadullisena kvantifioivana sisällön erittelynä. Tutkimuksessa analysoitiin 107 työn kohteena olevalla pelastuslaitoksella laadittua palotarkastuspöytäkirjaa vuodelta 2016. Kvantifioinnin avulla oli mahdollista tunnistaa määrällisesti suurimmat kehityskohteet. Samalla oli mahdollista tunnistaa syyt puutteiden taustalla. Tutkimuksessa pöytäkirjojen sisältöä analysoitiin kahdeksan osion perusteella. Palotarkastuspöytäkirjan lakisääteinen sisältö ja pelastuslaitoksen pöytäkirjaohjeistus määrittelivät osiot. Yksi analyysiosioista kohdistui kuitenkin koko pöytäkirjaan. Siinä tarkasteltiin pöytäkirjan ulkoasua, rakennetta ja käytettyä kieltä.

Tutkimus osoitti, että pöytäkirjat on laadittu kohtuullisen hyvin. Suurin joukko pöytäkirjoja jokaisessa analysoidussa pöytäkirjaosiossa täytti vähintään kaksi analyysikriteeriä kolmesta. Tulosten perusteella kehitettävää kuitenkin ilmeni niin pöytäkirjan laatimisohjeistuksessa kuin myös pöytäkirjojen laatijoiden hyvän hallinnon ymmärtämisessä ja sisäistämisessä. Pöytäkirjojen sisällössä eniten kehitettävää oli tarkastuksen sisällön kirjaamisessa sekä johtopäätösten perustelemisessa. Kehitettävää paljastui yleisesti myös pöytäkirjaan kirjatussa tietomäärässä eli pöytäkirjan kattavuudessa. Pöytäkirjan laatimisohjeistuksessa kehityskohteet liittyvät ohjeistuksen tarkkuuteen ja selkeyteen.

Hyvä pöytäkirjamalli ohjeistuksineen edesauttaa lakisääteiset vaatimukset täyttävän pöytäkirjan laatimista. Hyväkään ohjeistus ei kuitenkaan korvaa henkilöstön hyvän hallinnon ymmärrystä. Hyvän hallinnon periaatteiden tunteminen auttaa ymmärtämään pöytäkirjalle asetettuja vaatimuksia samoin, kuin pöytäkirjan merkityksen. Pöytäkirjan merkityksen tiedostamisella voidaan arvioida olevan vaikutus tapaan ja tarkkuuteen, jolla se laaditaan. Siten hyvän hallinnon koulutus palvelee kokonaisuudessaan asianmukaisen pöytäkirjan laatimista.

The purpose of this thesis was to examine the requirements that the good administration and the Rescue Act (379/2011) set for a fire inspection protocol and how the requirements are fulfilled in the rescue department that commissioned this thesis. The results of this thesis act as a future development proposal for the inspection activities of this particular rescue department.

In this thesis, the requirements that the Rescue Act (379/2011) and good administration set for a fire inspection protocol have been studied in the theoretical framework. The framework also includes supervisory duties and jurisdiction of the rescue authority. Good administration was approached especially by surveying the Constitution law of Finland (731/1999) and Administrative Procedure Act (434/2003).

The study was carried out as a qualitative quantifying content analysis. The rescue department offered 107 fire inspection protocols completed in 2016 for analysation purposes. Quantification of the analyses enabled the recognition of development targets. In addition, identification of the main causes behind the quantitative results played an important role in this thesis work. The fire inspection protocols were analysed based on the statutory content of an individual protocol through eight subject codes. The code of practise of the rescue department was of great importance and was carefully taken into account when carrying out the work.

The results of this study proved to be reasonably good. The largest part of the fire inspection protocols fulfilled at least two analysis criteria out of three when considering the subject codes. However, according to the results, development targets were found both in the given instructions by the rescue department and in the understanding and assimilation of the good administration by the personnel. The largest development need in the actual content of the inspection protocols were found in documenting the content of the inspection and in justifying the drawn conclusions. In general, development targets were also found in the amount of information documented in the protocol, i.e. in the coverage of the protocol. The instructional development by the rescue department needs to take into account the level of accuracy and clarity.

A template with good quality and clear instructions support the preparation of a protocol, which fulfills the requirements of the legislation. What comes to good administration, a quality template alone does not, however, replace the understanding and assimilation of the personnel. Knowing the principles of good administration helps to understand the requirements that are set for a fire inspection protocol and as well as the meaning of the protocol. Being aware of the general meaning of a protocol has its own effects on the preparation of a protocol. That is why increasing the understanding of good administration serves also the preparation of an appropriate fire inspection protocol.