Contemporary methods in business travel risk management: A comparison of industry best practices

Abstract

This thesis serves to shed light on the largely neglected topic of business travel risk management. While multiple studies have been conducted on safety of tourism and different global risks, risk management from the perspective of international business travellers remains scarce. The main objectives of this thesis are to identify the contemporary practical methods organizations can use in accounting for risks faced by their international assignees, as well as comparing these methods to established theoretical knowledge base. The thesis was qualitative in nature, seeking to describe phenomena that are difficult to measure by numerical methods alone. Literature review focused on travel risk management and crisis response and used both print literature and electronic sources. Along with this, the other research methods used include a case study and an expert interview, which was conducted over WebEx meeting platform with a representative from Company X. As the representative wished to remain anonymous, a pseudonym in place for a real name is used. The study found that the aspects of travel risk management that proved to be most difficult were insufficient or missing travel approval process for high risk countries, inaccurate or misleading traveller itinerary information and challenges reaching travellers during crisis events. Organizations should tackle these challenges by close collaboration with booking agencies to ensure validity of travel data and focusing on creating an efficient travel approval process. More research will likely be done on network congestion during disaster events, but whether a good method to overcome this will be found will remain to be seen.

Tämä opinnäytetyö pyrkii valaisemaan suurelta osin laiminlyötyä liikematkailun riskienhallinnan toimialaa. Vaikka turismin turvallisuudesta ja globaaleista riskeistä on paljonkin tutkimustietoa, kansainvälisen liikematkaajan näkökulmasta tehtyä tutkimusta riskienhallinnasta on niukasti. Tämän opinnäytetyön päätavoitteet ovat identifioida nykyaikaiset käytännön metodit, joita organisaatiot voivat käyttää ottaessaan huomioon riskitekijöitä liikematkaajilleen, sekä vertailla näitä metodeja vakiintuneeseen teoreettiseen tietopohjaan. Opinnäytetyö on laadullinen luonteeltaan, ja se pyrkii kuvaamaan ilmiöitä, joita on vaikea mitata yksin numeerisilla metodeilla. Kirjallisuusarvio keskittyi matkustusriskienhallintaan ja kriisivasteeseen, ja käytti sekä painettua kirjallisuutta, että sähköisiä lähteitä. Tämän lisäksi muut tutkimusmetodit sisältävät tapaustutkimuksen, sekä asiantuntijahaastattelun, joka suo-ritettiin WebEx tapaamisohjelmiston välityksellä Yritys X:n edustajan kanssa. Koska haastateltava tahtoi pysytellä nimettömänä, on hänen nimensä muutettu. Tutkimuksessa todettiin, että matkustusriskienhallinnan vaikeimmiksi osuuksiksi osoittautuivat puutteelliset tai puuttuvat matkanhyväksyntäprosessit korkean riskiluokituksen maihin, epätarkat tai harhaanjohtavat matkustustiedot ja haasteet matkaajien tavoittamisessa kriisitapahtumien aikana. Organisaatioiden olisi kannattavaa pyrkiä ratkaisemaan näitä ongelmia läheisellä yhteistyöllä varausorganisaatioiden kanssa varmistaakseen matkustustietojen oikeellisuus, ja keskittymällä luomaan tehokas matkanhyväksyntäprosessi. Lisää tutkimusta tullaan todennäköisesti tekemään puhelinverkkojen tukkeutumisesta suuronnettomuuksien aikana, mutta ratkaisun löytyminen kyseiseen ongelmaan jää nähtäväksi.