Lean Management in Project Sales Process

Abstract

ABSTRACT Companies are forced to adapt into rapid change in order to sustain their competitive advantage in the market. Therefore their business processes must be as efficient as possible. One of the process development models is Lean Management which was used in this Thesis. The goal of the Lean Management is to create one unifid flowing process from customer needs to the final product or service by examining and excluding anything but the factors improving every aspect of the process.

The research was carried out in a technical building service company. The aim of the Thesis was to have more efficient and more simple Project Sales process than before. This new process was to sustain quality in high level and was aiming at maximising customer value and its benefits to the company. The theoretical part of the study was based on domestic and international professional literature and internet articles in Process and Lean management as well as Kaizen with Six Sigma principles.

The empirical part of the research was carried out by documenting the Case company´s Project Sales process from Prospect to the Sales Order. This documentation showed what the customers valuated most in Project Sales process. Furthermore, interviews were made to the company´s eight biggest customers. From those interviews valuable information was derived for developing the Project Sales process and ultimately adding to Customer Experience.

As a result, the companys´s Project Sales process was made more efficient. This was presented by a Fishbone model where the Project Sales process was described, with no waste anymore. Faster and more efficient process saved time and money for the company and its customers and keeped them more satisfied than before. Also, for the last three years, the company´s turnover in projects was increased by 15 % per year in topline, and 20% better in overall result yearly.

Key words: Lean Management, Project Sales, Sales Process, Six Sigma, Customer value:

TIIVISTELMÄ Yrityksen on pystyttävä reagoimaan muutoksiin nopeasti ja tämän vuoksi yrityksen prosessien on oltava mahdollisimman tehokkaita. Tällöin yritys voi saavuttaa kilpailuetua alan muihin toimijoihin. Tässä kehittämisprojektissa on käytetty prosessin kehittämiseen lean management -mallia. Se on prosessin kehittämismalli, jonka tavoitteena on luoda mahdollisimman häiriötön, sulavasti virtaava prosessi asiakastarpeesta lähtien tuotteen tai palvelun valmistumiseen asti. Leanin pääidea on maksimoida asiakkaan kokema arvo, mihin pyritään eliminoimalla asiakasarvoa tuottamattomia tekijöitä.

Tutkimuksessa kehitettiin talotekniikka-alalla toimivan yrityksen projektimyynnin prosessia. Tässä käytettiin apuna Lean Management mallia. Tutkimuksen tavoitteena oli saada yrityksen projektimyynnin prosessi tehokkaammaksi ja yksinkertaisemmaksi kuin aikaisemmin. Tutkimusongelmaksi määriteltiin projektimyyntiprosessin tehostaminen laadusta tingimättä ja maksimoimalla asiakasarvon ja sen tuomat hyödyt yritykselle. Tutkimuksen teoriaosuus pohjautuu Lean Managementin ja Kaizen sekä Sig Sigman periaatteisiin.

Opinnäytetyön empiirinen tutkimusosuus toteutettiin dokumentoimalla projektimyyntiprosessi alusta loppuun. Siitä saatiin suoraan tietoa, jota asiakkaat arvostavat myyntiprosesissa. Kahdeksan isointa asiakasta haastateltiin, mistä saatiin arvokasta lisäinfoa siitä, mitä he haluavat yritykseltä myyntiprosessin kehittämisessä ja asiakaskokemuksen parantamisessa.

Tutkimustulokset näyttävät tehokkaamman ja yksinkertaisemman myyntiprosessin. Tehokkaampi projektimyynti prosessi säästää aikaa ja rahaa asiakkaille, mikä vaikuttaa positiivisesti heidän ja myös yrityksen tulokseen. Todisteena tästä muutoksen jälkeen yrityksen projektimyynnin liikevaihto on noussut 15% per vuosi ja tulos 20 % vuosittain kolmen vuoden ajan. Tulos osoitttaa lean-projektin implementoinnin olleen kokonaisuutena onnistunut.

Asiasanat: Lean Management, Projektimyynti, Six Sigma, Asiakkuusarvo, Myyntiprosessi