Tapahtuman kehittäminen : case: Tulevaisuuden isännöinti 2018 -seminaari

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena on luoda kehitysehdotuksia vuoden 2019 Tulevaisuuden isännöinti -seminaariin sekä niitä apuna käyttäen uudistaa tapahtuman konseptia kehittämällä uusi aikataulu tapahtumalle. Tavoitteena on selvittää osallistujien ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyys nykyiseen tapahtumaan sekä kartoittaa, minkälaiseen tapahtumaan he tulevaisuudessa haluaisivat osallistua. Työn toimeksiantajana on RPT Docu Oy, joka on puolueeton rakennusalan ja teollisuuden tietopalveluihin sekä kustannustoimintaan erikoistunut yritys. RPT Docu Oy järjesti yhdessä tapahtumatoimisto Red Events Oy:n kanssa isännöitsijöille, kiinteistöpäälliköille ja taloyhtiöiden päättäjille suunnatun Tulevaisuuden isännöinti -laivaseminaarin. Tapahtuman tavoitteena oli tarjota osallistujilleen ammatillisesti kiinnostava ja ajankohtainen verkostoitumistilaisuus sekä yhteistyökumppaneilleen valmis ympäristö kohdata potentiaalisia liiketoimintamahdollisuuksia.

Opinnäytetyön tietoperusta koostuu tapahtuman konseptin, tapahtuman järjestämisen ja onnistuneen tapahtuman käsitteistä. Onnistuneen tapahtuman yhteydessä käsitellään tarkemmin yritystapahtumaa, asiakasta onnistuneen tapahtuman keskiössä, onnistuneen tapahtuman elementtejä sekä onnistuneen tapahtuman arviointia. Tutkimusmenetelminä kehittämistyössä käytettiin havainnointia kokonaisvaltaisen ymmärryksen saamiseksi sekä palautekyselyitä osallistujien ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyyden ja mielipiteiden selvittämiseksi. Havainnointi toteutettiin 17.5.-19.5.2018 Tulevaisuuden isännöinti -seminaarissa. Osallistujille ja yhteistyökumppaneille tehtiin eri versiot palautekyselystä, jotka tapahtuman jälkeen lähetettiin heille sähköpostitse. Tutkimusmenetelmät tukivat hyvin toisiaan ja kokoon saatiin kattava aineisto.

Kehitysehdotukset rajattiin seminaarin sisältöön, toisen päivän Kontaktifoorum -messuihin, tapahtuman sujuvuuteen ja teemaan. Opinnäytetyön tuotoksena syntyi kehitysehdotuksia näihin aihealueisiin liittyen sekä uudistettu aikataulu luomaan raamit vuoden 2019 Tulevaisuuden isännöinti -seminaariin. Uudistettu aikataulu tehtiin kehitysehdotuksia apuna käyttäen. Kehitysehdotuksista ja uudistetusta aikataulusta tuli realistisia ja helposti toteutettavissa olevia. Niiden hyödyntäminen ja lisääminen tapahtumaan mahdollistaisi vanhojen osallistujien ja yhteistyökumppaneiden mielenkiinnon säilyttämisen sekä uusien sitouttamisen. Kehitysehdotukset ja uudistettu aikataulu toimivat tapahtuman järjestäjien apuna toteuttamaan tapahtumasta asiakaslähtöisesti entistäkin onnistuneemman.

The objective of this functional thesis is to create development proposals for the 2019 Tulevaisuuden isännöinti seminar and evolve the event concept by developing the timetable for the event. The purpose is also to clarify how satisfied participants and partners are with the current event as well as the type of event they would want to participate in in the future. This thesis is commissioned by RPT Docu Oy, which is an impartial construction and industry information service company. RPT Docu Oy organized the Tulevaisuuden isännöinti 2018 seminar together with the event agency Red Events Oy. The seminar is targeted at property managers and apartment owners. The purpose of the event is to provide a professionally interesting and contemporary networking event for participants and create a ready environment for partners to find potential business opportunities.

The theoretical framework of the thesis covers theory on the terms of event concept, event organization and successful event. The section on the successful event theory focuses on the concepts of business event, customer being at the heart of a successful event, elements of a successful event, and how to evaluate a successful event. Observation was selected as the research method to obtain a comprehensive understanding and feedback surveys were exploited to examine the state of satisfaction and opinions of the participants and partners. The observation was conducted in the Tulevaisuuden isännöinti 2018 seminar from May 17 to May 19. Two sets of feedback questionnaires were drawn up, one for the participants and the other one for partners. The questionnaires were sent by e-mail after the event. The research methods supported each other and as a result, extensive research data were compiled.

Development proposals were limited to the seminar content, the second day's Kontaktifoorum fair, flow of the event and theme. As a result, development proposals for these subjects and a revised timetable for the Tulevaisuuden isännöinti 2019 seminar were the outcomes of this thesis. Modifications on the timetable were made using the development proposals. Those proposals and the renewed timetable are realistic and easy to implement. Utilizing them would help to keep up the interest of old participants and partners as well as enable to gain new ones. The development proposals and the revised timetable can be used by the commissioner to make the event more customer-oriented.