Tapahtuman suunnittelu ja järjestäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja järjestää ulkoilmatapahtuma lapsiperheille Kalajoella. Tapahtuman suunnitteleminen ja toteuttaminen on monivaiheinen työ. Tapahtuman suunnittelussa tulee ottaa huomioon monia seikkoja, esimerkiksi tapahtuman kohderyhmä ja toimintaympäristö tulee selvittää ennen kuin tapahtuman sisältöä voi alkaa suunnittelemaan. Tapahtuman ajankohta ja sijainti vaikuttavat myös tapahtuman luonteeseen.

Opinnäytetyön tavoitteena oli antaa paikallisille, lähikuntalaisille ja matkailijoille viihdykettä arkeen sekä luoda uusia kontakteja, joita tämänkaltaiset tapahtumat mahdollistavat. Tapahtuman tarkoituksen oli myös markkinoida tapahtumaan osallistuville asiakkaille, mitä palveluja Hiekkasärkkien ohjelmapalvelu Oy tarjoaa asiakkailleen. Tapahtuman aikana asiakkailla oli mahdollisuus kokeille erilaisia talviaktiviteettejä, joita Hiekkasärkät Oy myy.

Tapahtuma mahdollisti tapahtuman ja markkinoinnin yhdistämisen, jota kutsutaan tapahtumamarkkinoinniksi. Tapahtumamarkkinointi on käsitteenä uusi ja tässä opinnäytetyössä avataan tätä käsitettä.

Tämä opinnäytetyö luotiin hakemalla teoriaa tapahtuman järjestämisestä ja markkinoinnista erilaista kirjallisuus-, internet- ja tutkimuslähteistä. Opinnäytetyö sisältää myös toiminnallisen osion, joka sisältää tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen.

The purpose of this functional thesis was to plan and organize outdoor event for families with children and for younger people in Kalajoki. Planning and implementing this kind of event requires lot of work. When you are planning an event, there are many things that you must consider. For example, the target group and you must figure out the operating environment before you can start plan the content of the event. You also must decide the time and location of the event and its effects on nature of the event.

The purpose of the thesis was to give for the local, nearby municipalities and tourists a chance to have entertainment in daily life and chance to create new contacts. This kind of event provides chance to create those. Also, the purpose of this event was to market what services Hiekkasärkkien Ohjelmapalvelut Oy has to offer to its customers. During the event participating customers has an opportunity to try different kind of winter activities that Hiekkasärkät Oy sells.

This event made it possible to combine the event and marketing, which is called event marketing. Event marketing is a new concept, and, in this thesis, we open the meaning of this concept.

This thesis was created by searching theory of organizing event and marketing. The theory that was used in this thesis was founded from different literatures, internet and research sources. This thesis also includes a functional part that includes the planning and implementation of the event.