Toimintolaskenta : Iisalmen kaupunginkirjaston työajanseuranta

Abstract

Kirjastot ovat kuntien rahoittamaa toimintaa, ja kunnat ovat valtion rahoituksen sekä kunnan verovarojen varassa. Mikäli kirjastojen toiminnassa olisi heikkouksia, se tarkoittaa, että veronmaksajat joutuvat maksamaan niiden aiheuttamat kulut. Senpä takia on syytä varmistaa, että kirjastoalan toimintamallit ovat niin kannattavia, mitä ne voivat ollakaan.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia Iisalmen kaupunginkirjaston henkilökunnan työaikaa, mihin kaikkeen heidän työaikaansa käytetään, ja kuinka paljon. Näitä tuloksia analysoitiin, jonka jälkeen niiden pohjalta pidettiin kehityskeskustelu. Kehityskeskustelun tavoitteena oli henkilö-kunnan kesken pohtia kirjaston toimintatapojen heikkoja kohtia, joihin olisi syytä puuttua tavalla tai toisella. Kehitysideoiden toteuttaminen jäi toimeksiantajan Tuija Sirviö-Lappalaisen vastuulle.

Työajanseurannassa tapahtui virheitä työtehtävien nimeämisessä, niiden puutteesta ja täyttöohjeista. Ongelmat vaikuttivat lievästi tulosten laatuun, mutteivat vaikuttaneet vakavasti. Työajanseurannan tavoitteena olikin tarjota suuntaa-antavia tuloksia. Tulosten esittäminen kehityskeskustelussa sujui erinomaisesti saaden henkilökunnan keskustelemaan kirjaston toimintatavoista.

Työajanseurannan tulokset vahvistivat Iisalmen kaupunginkirjaston henkilökunnan työajan pohjautuvan asiakaspalveluun niin kuin sen pitääkin. Muiden työaikojen osuudet antoivat suuntaa-antavia lukuja, jotka eivät olleet täysin sitovia liian lyhyen työajanseurannan toteutuksen seurauksena. Mutta kehityskeskusteluista nousi ilmi viisi kehitysideaa ja faktaa kirjaston työnteosta, sekä selityksiä työajanseurannan epäkohtiin, mistä siitä ilmenneet luvut johtuivat.

Libraries are towns’ financiered operation and towns are depended on country’s and city’s tax revenues. If libraries’ operation has flaws, it means that taxpayers must pay their caused costs. Therefore, is necessary to make sure that library trades’ operation models are as cost-efficient as possible.

This thesis’ objective was to investigate Iisalmi’s city library’s staff’s working hours where their time is used to and how much. These results were analysed and based on them development discussion was held. Development discussion’s goal was to consider library’s method’s weaknesses between the staff where it is necessary to intervene one way or another. Carrying out improvement suggestions were left for client’s Tuija Sirviö-Lappalainen’s responsibility.

In employee time tracking occurred errors about naming duties’, lack of duties and fill in instructions. Complications minorly affected to the results’ quality, but they didn’t affect fatally. Employee time tracking’s purpose was to offer approximate results. Presenting the results on development discussion went very well, drawing staff to discuss library’s methods.

Employee time tracking’s results confirmed Iisalmi’s city library’s staff’s working hours basing on customer service like it should be. Other working hours’ shares gave suggestive numbers which weren’t completely binding due of too short employee time tracking period. But on developing discussion came out five improvement ideas and facts about library working and explanations to employee time tracking’s obscures what were the cause of the revealed numbers.