Taloushallintojärjestelmän muutos

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantajalle, joka halusi pysyä nimettömänä, joten tässä työssä käytettiin nimitystä Yritys X puhuttaessa toimeksiantajasta. Opinnäytetyö tuli Yritys X:n ostoreskontran esimiehelle avuksi muutosjohtamiseen, kun Yritys X aikoo vaihtaa taloushallinnonjärjestelmää.

Tutkimuksessa haluttiin saada selville, mitä mieltä ostoreskontran tiimi on tulevasta järjestelmä muutoksesta ja minkälainen uusi järjestelmä on verrattuna nykyiseen. Yritys X ei vielä ole päättänyt uuden järjestelmän toimittajaa, joten työ rajattiin käsittelemään paremman vertailtavuuden takia nykytoimittajan uusinta järjestelmää. Yritys X:llä on tällä hetkellä käytössä Basware Invoice Processing Master-järjestelmä ja uusi on Basware Purchase-to-Pay-järjestelmä.

Opinnäytetyössä käytiin läpi ensiksi teoriaa muutosjohtamisesta sekä sähköisestä taloushallinnosta sisältäen ostoreskontra käsitteen. Teorian jälkeen analysoitiin haastatteluja ja sekä niiden tuloksia ja järjestelmien vertailemista. Lopussa työssä tarkastellaan johtopäätöksiä ja pohdintaa tutkimuksen luotettavuudesta. Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin kvalitatiivista menetelmää, havainnointia sekä tutustumista järjestelmiin saatavien materiaalien avulla saadakseen järjestelmien mahdolliset eroavaisuudet tutkittua. Haastatteluiden avulla saatiin kokonaiskuva ostoreskontran tiimin mielipiteistä.

Tärkeimpinä tutkimustuloksina pidetään sitä, että ostoreskontran tiimi ei koe muutosvastarintaa vaan he ovat motivoituneita kehittämään itseään muutoksen mukana. P2P-järjestelmän vaihdos lisäisi automaatiota ja sen avulla Yritys X pystyisi tehostamaan työntekoa ja työntekijöille jäisi enemmän aikaa analysoida prosessia.

Financial software change

This Bachelor’s thesis was made for a company who wanted to stay anonymous. The company was referred to as Company X. This thesis will be used by Company X accounts payable manager to help them lead the change.

The aim of this Bachelor’s thesis was to examine accounts payable team members’ opinions of the upcoming change and what differences the new system has compared to the current system. Company X had not decided which system they would purchase and in order to keep the thesis scope under control the current system provider’s new product was selected as the new system to be examined. The current system was Basware Invoice Processing Master and the new system to be examined is Basware Purchase-To-Pay.

At first, the thesis dealt with theory on how to lead change and theory on accounts payable, the examination of the systems and research interviews. Finally, the thesis dealt with conclusions and the examination of research reliability. Research method was qualitative research. Interviewing the accounts payable team provided a full picture of how the team felt about the upcoming change.

The most important results of this thesis show that the accounts payable team was positive towards the change and they were also motivated to improve themselves with this change. The new system would provide more automation and analysing functions resulting in better productivity for Company X.