Johdon ja työntekijöiden kokemuksia ruopalveluorganisaation muutoksesta

Abstract

Johdon ja työntekijöiden kokemuksia ruokapalveluorganisaation muutoksesta

HAAGA-HELIAN JA LAUREAN ylemmän ammattikorkeakoulun restonomiopintoihin liittyvänä opin-näytetyönä on tutkittu ruokapalveluorganisaatiomuutosta Hämeenlinnan Linnan Ateria–liikelaitoksessa kuntaliitoksen jälkeen. Vuoden 2009 alusta Linnan Ateriaan liitettiin Hauhon, Kalvolan, Lammin, Tuuloksen ja Rengon ruokapalvelut.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miten organisaatiomuutos oli toteutettu ja miltä muutos tuntui työntekijöistä ja esimiehistä. Halusimme selvittää mitkä toimintatavat muutoksessa edistivät muutoksen toteutumista ja mitkä toimintatavat vaikeuttivat organisaatiomuutoksen toteuttamista. Lisäksi tavoitteena oli löytää organisaatiomuutokseen kehittämisen näkökulmia.

Työssä käytettiin lähestymistapana tapaustutkimusta, koska opinnäytetyössä oli tavoitteena myös löytää kehittämisnäkökulmia. Kvalitatiivisena tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua, joka tehtiin liittyneiden kuntien ruokapalveluesimiehille ja ruokapalveluvastaaville. Lisäksi sama haastattelu tehtiin Linnan Ateria-liikelaitoksen toimitusjohtajalle, ruokapalvelupäälliköille ja ruokapalveluesimiehille. Haastattelut toteutettiin loka- marraskuussa 2009 haastateltavien omilla toimipaikoilla. Lisäksi tutkimukseen kuului kvantitatiivinen osuus, joka oli liittyvien kuntien työntekijöille tehty kysely. Se toteutettiin samaan aikaan haastattelujen kanssa.

Tuloksista ilmeni, että organisaatiomuutos koettiin onnistuneen. Parhaiten muutoksen kokivat onnistuneen ne Linnan Ateria–liikelaitoksen esimiehet, jotka suunnittelivat ja informoivat muutoksesta. Työntekijät kokivat, että muutos ei ollut erityisen vaikea. Kaikkein raskaimmaksi organisaatiomuutoksen kokivat liittyneiden kuntien ruokapalveluvastaavat, jotka toteuttivat käytännössä toiminnalliset muutokset yhdessä työntekijöiden kanssa toimipaikoissa.

Toiminnan muutokset oli suunniteltu ja määritelty ennen muutoksen alkua hyvin. Lisäksi jokainen muutoskokonaisuus oli suunniteltu pienryhmissä, joilla oli vastuu oman osa-alueen onnistumisesta. Myös tiedottaminen oli jaettu pienryhmille joka toimi toivotulla tavalla. Organisaatiorakenteen suunnitteleminen niin, että se tukisi mahdollisimman hyvin varsinaista perustyötä, olisi vaatinut enemmän paneutumista. Lisäksi työntekijöiden osallistaminen esimerkiksi omien toimintaprosessien selvittämiseen olisi lisännyt muutoksen onnistumista.

Employer and employee experiences of change in a food services organization

The process of organizational change at the Linnan Ateria food services provider was researched as a part of the Bachelor of Hospitality Management- studies at the Haaga-Helia University of Applied Sciences. The food services of the municipalities of Hauho, Kalvola, Lammi, Tuulos and Renko were merged into the Linnan Ateria organization in 2009.

The aim of the thesis was to find out how the organizational change was carried out and how the change was percieved and experienced by the employees and the management. We wished to find out which approaches to change supported a positive outcome and which approaches hindered the change. We here hoping to find out new perspectives to developing the management of change.

The research was carried out as a case study because the aim was to find new ways of improving the change process. Semi-structured interview was used as the qualitative research method. Food service managers and supervisors from the joining municipalities were interviewed as were the manager, food services chief and supervisors at the Linnan Ateria. Interviews were carried out in October and November 2009 at the work places of the interviewees. As a second qualitative research method, a questionaire was given to the food services employees of the joining municipalities, during the same time period.

As a result, the organizational change over all was experienced positively. The managers at the Linnan Ateria had the most positive experience regarding the change. They were in charge of planning the structural changes and communicating those changes to others. Also the employees at the Linnan Ateria felt the change was not particularly difficult to cope with. The organizational change was toughest on the managers of the joining municipalities who had to carry out the changes at the work places.

The forthcoming changes were well mapped out and planned before beginning the process. Additionally, in small groups, each department planned the immediate changes concerning the area they were responsible for. Groups were also in charge of communicating the changes to the staff and this seems to have been a good arrangement. Rearranging the the organizational structure so that it would better support the basic work at the grass root level would have required further work. Additionally, involving the work force more would have increased the understanding of the process in the whole work place community. This could have been achieved, for example, by letting the workers themselves map out their own work processes.