Web-sisällönhallintajärjestelmän valinta, hyödyntäminen sekä henkilökunnan koulutus Case Jukolan viesti 2018

Abstract

Nykyään erilaisten sivustojen, ja sitä kautta web-sisällönhallintajärjestelmien, käyttäminen organisaatioissa on arkipäiväistä. Markkinoilla on tällä hetkellä reilusti yli 1000 eri web-sisällönhallintajärjestelmää pelkästään sivustojen rakentamista varten, minkä vuoksi oikeanlaisen järjestelmän valinta voi olla haastavaa ilman perusteellista perehtymistä asiaan. Organisaatiolle sopivimman järjestelmän löytyminen ei vielä takaa tarkoituksenmukaista tulosta. Valitettavan usein digitalisaation luomia mahdollisuuksia ei pystytä täysin hyödyntämään henkilökunnan vajavaisen osaamisen vuoksi, minkä takia potentiaalia menee hukkaan. Henkilökunnan koulutusta tulisi lisätä heti uusien järjestelmien suunnitteluvaiheessa ja käyttöönoton yhteydessä. Organisaation johdon ja henkilökunnan olisi hyvä miettiä tulevaisuuden näkemyksiä ja tavoitteita sekä peilata koulutustarvettaan niihin, jotta organisaatio saa parhaan mahdollisen hyödyn ja kustannustehokkuuden hankinnastaan. Opinnäytetyö on yleiskuvallinen katsaus sisällönhallintajärjestelmistä, niiden valintaprosessista ja käytöstä organisaatioissa sekä henkilöstön kouluttamisen tärkeydestä sisällönhallintajärjestelmäosaamisen kannalta. Aihe nousi esiin Jukolan viestin 2018 organisaatiolta, koska heillä on ollut haasteita ylläpitää sivustojaan ilman ulkopuolista apua. Teoreettisen osuuden lisäksi työ sisältää ohjeistuksen Jukolan viestin organisaatiolle muokatusta web-sisällönhallintajärjestelmästä.

Today the use of various websites and web content management systems in organizations is a commonplace. There are currently over 1,000 different web content management systems on the market only for building a website. The number of systems makes it harder to choose the right system without through familiarization with the selection process. A system that is best for your organization does not yet guarantee the hoped for results. It is often impossible to fully exploit the opportunities created by digitalization because the lack of the staff’s knowhow. Staff training should initiate immediately at the begin-ning of the design and implementation of a new system. The management of the organization and the staff should be conscious of future goals and needs. The organization must guide its training according to these goals and needs to achieve the most beneficial and cost effective results for the organization’s purposes. This thesis is an overview of content management systems, the process of choosing them and their use in organizations, as well as the importance of staff training in the use of content management systems. The topic emerged from the Jukola 2018 organization because they have had challenges in maintaining their websites without external help. In addition to the theoretical part, the thesis includes a guide for using the Jukola 2018 -organization’s web-content management system. The subject is important and interesting because the use of content management systems is very common in organizations.