Henkilöstön perehdyttämisopas Helsingin kaupunginkirjastolle

Abstract

Perehdyttämisen päämääränä on opastaa uusi työntekijä työpaikan tavoille sekä tutustuttaa hänet henkilökuntaan. Perehdyttämällä uusi työntekijä uuteen työyhteisöön ja uusiin työtovereihin, annetaan tulokkaalle parhaat mahdolliset edellytyksen menestyä uudessa työssään. Hyvä perehdyttäminen sitouttaa työntekijän uuteen työpaikkaansa.

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Helsingin kaupunginkirjasto. Työn toiminnallisena osuutena laadittiin perehdyttämisopas Helsingin kaupunginkirjastolle.

Teoriaosiossa käsiteltiin kirjallisuuden avulla perehdyttämisen merkitystä ja hyötyjä, työlainsäädännöstä muun muassa työaikalakia, työsopimuslakia ja vuosilomalakia. Lisäksi teoriassa käsiteltiin myös muita työhön liittyviä asioita, muun muassa asiakaspalvelua, työssä kehittymistä sekä palkkausta.

Perehdyttämisopas toimii tukena sekä perehdyttäjälle että perehtyjälle. Hyvässä perehdyttämisoppaassa on kaikki tarpeellinen tieto, mitä uuden tulokkaan tarvitsee tietää uudesta työpaikastaan ja työsuhteestaan. Helsingin kaupunginkirjaston perehdyttämisopas pitää sisällään tärkeimmät tiedot Helsingin kaupunginkirjastosta ja siellä työskentelystä. Oppaassa esitellään kaupunginkirjasto organisaationa sekä esitellään sen visio ja arvot. Lisäksi käsitellään tärkeimpiä työsuhteeseen liittyviä asioita.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuksen kysely sisälsi pääosin avoimia kysymyksiä, koska haluttiin antaa mahdollisimman paljon tilaa uusille ideoille. Kysely toteutettiin Digium – järjestelmän avulla ja se lähetettiin sähköpostin välityksellä 26 kirjastonjohtajalle, joista 18 vastasi.

Tutkimuksen avulla saatiin kartoitettua kirjastonjohtajien mielipiteitä perehdyttämisoppaan sisällöstä ja painopisteistä. Pidempään esimiehenä toimineet toivoivat enemmän yksikkökeskeisyyttä, kun taas lyhyemmän esimieskokemuksen omaavat painottivat organisaatiokeskeisyyttä. Tulosten perusteella voidaan todeta, että perehdyttämisopas on tärkeä työväline kirjastolle, ja se tulee olemaan tarpeellinen uusien tulokkaiden perehdyttämisessä. Perehdyttämisopas tulee hyödyttämään myös jo kirjastossa työskenteleviä.

Jatkotoimenpiteinä Helsingin kaupunginkirjastolle kehitellään perehdyttäjän muistilista – lomake. Lisäksi toteutetaan perehtyjän sivut kirjaston intranet-sivuille.

Staff introduction guide for the Helsinki City Library

The objective of orientation is to familiarize a new employee to the habits of a workplace. It is very important to familiarize a new employee to the co-workers and to the working environment. Good orientation gives newcomers the best possible prerequisite to succeed in their new work. A good orientation binds the new employee to the new job.

This thesis was commissioned by the Helsinki City Library. The functional part of the thesis was to produce an orientation guide for the Helsinki City Library.

The theoretical framework studies personnel orientation, its basis and benefits. It also studies labor legislation such as Annual Holidays Act, Employment Contracts Act and Working Hours Act.

An orientation guide supports the newcomer and it supports the mentor as well. A good orientation guide includes all the necessary information the newcomer needs about his new workplace. The Helsinki City Library’s orientation guide includes key information about the City Library and the work there. It presents the City Library as an organization and its vision and the values.

The selected research method was qualitative. The questionnaire included mainly open questions due to the fact that it was important to make it possible for new ideas to come forth. The survey was implemented through the Digium system and it was sent by e-mail to 26 library directors of which 18 responded.

Through the survey it was possible to collect directors’ opinions concerning the contents and emphasis of the orientation guide. The expectations of the emphasis depended on directors’ own experience. The more experienced hoped for a more unit-based guide while the less experienced wanted a more organizational view. The results show that the orientation guide is an important tool to the library and will be necessary for the new employees. The orientation guide will also benefit current employees.

One of the further measures is to develop an orientation check list for the mentor. Also Helsinki City Library’s intranet pages for newcomers will be executed.