M-Files dokumenttienhallinta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ja turvata dokumenttienhallintaa yrityksen liiketoimintayksiköissä ja koko yrityksessä. Työn toimeksiantaja oli Kera Group Oy.

Kera Group Oy valitsi M-Files-dokumenttihallintajärjestelmän dokumenttienhallintaa varten. M-Files-dokumenttihallintajärjestelmä asennettiin yrityksen omalle palvelimelle ja dokumenttivarasto konfiguroitiin yrityksen organisaatiorakenteen mukaiseksi. Dokumenttivaraston konfigurointiin liittyy käyttäjäryhmien, suojausasetuksien, luokkien ja näkymien määrittelyä.

Dokumenttihallintajärjestelmään konfiguroitiin käyttäjähallinta ja suojausasetukset palvelemaan organisaationrakennetta. Yrityksen tallennetuista dokumenteista määriteltiin dokumenttivaraston dokumenttiluokat, helpottamaan dokumenttien tallennusta. Näkymiä määriteltiin myynnin työskentelyyn, jotta ajantasainentieto löytyy helposti ja nopeasti.

Dokumenttihallintajärjestelmä tuo enemmän etuja dokumenttienhallinnalle, kuin perinteinen verkkolevyaseman käyttäminen. Hyvin konfiguroitu ja määritelty dokumenttivarasto nopeuttaa dokumenttien hakemista ja dokumenttien tallentaminen dokumenttihallintajärjestelmään palvelee yritystä tulevaisuudessa. Dokumenttihallintajärjestelmä on suunniteltu käyttöönotettavaksi huhtikuussa 2019. M-Filesin-dokumenttihallintajärjestelmän kehitys jatkuu opinnäytetyön päätyttyä.

The purpose of this thesis was to develop and secure the document management of the client company, Kera Group Oy.

Kera Group Oy chose the M-Files document management system for the document management. The M-Files document management system was installed on the company’s own server and the document storage was configured to match the company’s organization structure. The document storage configuration included defining user groups, security settings, categories and views.

User management and security settings were configured in the document management system to serve the organization structure. The company’s previously saved documents formed the basis for defining document classes in the document storage to facilitate saving the documents in the document management system. Views were defined for the sales work, so that the current state of information can be found easily and fast.

The document management system brings more benefits for the document management than using a traditional network drive. A well configured and defined document storage will speed up document searching and saving the documents in the document management system will serve the company in the future. The document management system is scheduled to be introduced in April 2019. The development of the M-Files document management system will continue after the completion of the thesis work.