M-Files dokumenttienhallinta
Blom, Tommi; Blom, Tommi (2018)
Blom, Tommi
Blom, Tommi
Lahden ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121020633
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121020633
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ja turvata dokumenttienhallintaa yrityksen liiketoimintayksiköissä ja koko yrityksessä. Työn toimeksiantaja oli Kera Group Oy.
Kera Group Oy valitsi M-Files-dokumenttihallintajärjestelmän dokumenttienhallintaa varten. M-Files-dokumenttihallintajärjestelmä asennettiin yrityksen omalle palvelimelle ja dokumenttivarasto konfiguroitiin yrityksen organisaatiorakenteen mukaiseksi. Dokumenttivaraston konfigurointiin liittyy käyttäjäryhmien, suojausasetuksien, luokkien ja näkymien määrittelyä.
Dokumenttihallintajärjestelmään konfiguroitiin käyttäjähallinta ja suojausasetukset palvelemaan organisaationrakennetta. Yrityksen tallennetuista dokumenteista määriteltiin dokumenttivaraston dokumenttiluokat, helpottamaan dokumenttien tallennusta. Näkymiä määriteltiin myynnin työskentelyyn, jotta ajantasainentieto löytyy helposti ja nopeasti.
Dokumenttihallintajärjestelmä tuo enemmän etuja dokumenttienhallinnalle, kuin perinteinen verkkolevyaseman käyttäminen. Hyvin konfiguroitu ja määritelty dokumenttivarasto nopeuttaa dokumenttien hakemista ja dokumenttien tallentaminen dokumenttihallintajärjestelmään palvelee yritystä tulevaisuudessa. Dokumenttihallintajärjestelmä on suunniteltu käyttöönotettavaksi huhtikuussa 2019. M-Filesin-dokumenttihallintajärjestelmän kehitys jatkuu opinnäytetyön päätyttyä.
Kera Group Oy valitsi M-Files-dokumenttihallintajärjestelmän dokumenttienhallintaa varten. M-Files-dokumenttihallintajärjestelmä asennettiin yrityksen omalle palvelimelle ja dokumenttivarasto konfiguroitiin yrityksen organisaatiorakenteen mukaiseksi. Dokumenttivaraston konfigurointiin liittyy käyttäjäryhmien, suojausasetuksien, luokkien ja näkymien määrittelyä.
Dokumenttihallintajärjestelmään konfiguroitiin käyttäjähallinta ja suojausasetukset palvelemaan organisaationrakennetta. Yrityksen tallennetuista dokumenteista määriteltiin dokumenttivaraston dokumenttiluokat, helpottamaan dokumenttien tallennusta. Näkymiä määriteltiin myynnin työskentelyyn, jotta ajantasainentieto löytyy helposti ja nopeasti.
Dokumenttihallintajärjestelmä tuo enemmän etuja dokumenttienhallinnalle, kuin perinteinen verkkolevyaseman käyttäminen. Hyvin konfiguroitu ja määritelty dokumenttivarasto nopeuttaa dokumenttien hakemista ja dokumenttien tallentaminen dokumenttihallintajärjestelmään palvelee yritystä tulevaisuudessa. Dokumenttihallintajärjestelmä on suunniteltu käyttöönotettavaksi huhtikuussa 2019. M-Filesin-dokumenttihallintajärjestelmän kehitys jatkuu opinnäytetyön päätyttyä.