Tietojärjestelmien toiminnallisuuden ja käytettävyden evaluointi läpikäyntimenetelmiä soveltaen

Abstract

Työn tavoitteena on esitellä tietojärjestelmien läpikäynti- ja käytettävyystestausmenetelmiä sovellettavaksi kohdeyrityksen käyttöön. Lisäksi esitettään läpikäyntimalli, jossa tietohallinto ja käyttäjäorganisaatio yhdessä evaluoivat eri vaihtoehtojen toiminnallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Yritykseen hankittavien tietojärjestelmien evaluointi on haasteellista, koska valinta on aina tapauskohtainen ja koska valinnan perusteet ovat enemmän ja vähemmän emotionaalisia. Hankintapäätökseen riittää usein vain innostus; joku on käynyt messuilla, yritysvierailulla, tai kursseilla ja innostunut näkemästään tietojärjestelmästä tai uudesta tekniikasta jonka luulee soveltuvan myös oman organisaationsa käyttöön. Edellä mainittu kuvaa ratkaisukeskeistä hankintatapaa, jossa hankintapäätöksen perusteena on markkinoille tullut uusi tekniikka tai menetelmä. Tietojärjestelmän hankinnalle on myös tyypillistä niukat projektiresurssit ja nopea käyttöönotto tavoite. Kohdeyrityksen tietojärjestelmähankkeissa projektiorganisaatio rakentuu käyttäjäorganisaation ympärille, ja päätös hankittavasta järjestelmästä syntyy käyttöorganisaatiossa. Edellä mainitut seikat ovat tietojärjestelmää hankkivalle organisaatiolle haasteita.

Evaluoitaessa tietojärjestelmiä hankintapäätöksen ajureina tulee olla liiketoimintaa tukevat ja kehittävät lähtökohdat. Tietotojärjestelmien toiminnallisuuden tulee tukea käyttäjien työtehtäviä, ja tietojärjestelmän käyttöliittymien käytettävyys tulee olla niin korkeaa tasoa, että loppukäyttäjille järjestelmä on vaivaton ja tehokas käyttää.

Opinnäytetyössä esitetään, että kohdeyrityksellä tulisi olla nykyistä enemmän tietojärjestelmien hankintaan liittyvää osaamista ja että käytössä tulisi olla tehokkaampia evaluointimenetelmiä, joilla varmistua hankittavan tietojärjestelmän soveltuvuudesta ja hyvästä käytettävyydestä. Opintäytetyössä esitetään myös osaamisongelman ratkaisemiseksi tuotantoympäristöön hajautettua tietohallintoa ja tietojärjestelmävaihtoehtojen evaluointimenetelmäksi läpikäyntimenetelmien soveltamista.

The objective of the thesis is to present checking and walkthrough methods of information processing systems to be used in the target company. Furthermore the thesis introduces a walkthrough model in which the information management and the user organization together evaluate the functionality and user friendliness of different alternatives.

The evaluation of the information processing systems which are bought to the company is challenging because the choice is always case-specific and the grounds for the choice are more or less emotional. Only enthusiasm is often enough for the acquisition decision; somebody has visited an exhibition, a company or courses and this person thinks that what others is suitable also for his own organization.

The above mentioned describes a solution central acquisition method in which the basis for the acquisition decision is a new technique or method that has come to the market. Scant project resources and quick introduction are also typical of the acquisition of the information processing system. In a data system project of the target company, the project organization is based around the user organization and the decision on the system to be got is created in the user organization. The above mentioned points are challenges to the organization that acquires an information processing system.

When information processing systems are evaluated, the drivers and starting points of the acquisition decision are business and development. The functionality of the data system has to be supported and the usability of the user interfaces of the information processing system has to be at such a level that to the end users the system is easy and efficient and supports the users' assignments.

In this thesis it is proposed that the target company should have more knowhow related to the acquisition of information processing systems than they have now and they should have more efficient use evaluation methods with which to ensure suitability and good usability of the new information processing system.

Also in thesis, information management that is decentralized to the production environment and the adaptation of walkthrough as the evaluation method choice are presented to solve the know-how problem.