Sopimusten hallinnan kehittäminen Yritys X:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on etsiä keinoja kehittää Yritys X:n sopimusten hallintaa ja samalla etsiä uusia ideoita toteuttaa sopimusten hallintaa toimialasta riippumatta. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutustua siihen, miten sopimusten hallinta on määritelty ja mitä siitä on käsitelty erilaisissa lähteissä.

Sähköisten palveluiden yleistymisen myötä sopimusten hallintaan on tulossa uusia työkaluja helpottamaan erilaisten dokumenttien hallintaa ja laadintaa. Asiantuntijoiden työ siirtyy rutiininomaisista töistä enemmän osaamista vaativiin tehtäväkokonaisuuksiin. Kun siirtyminen tehdään huolellisesti ja huolehditaan henkilöstön osaamisesta, voi yritys saavuttaa kilpailuetua ja työn tekeminen tehostuu. Hyvällä sopimusten hallinnalla voidaan vaikuttaa yrityskuvaan ja asiakastyytyväisyyteen.

Tietoperustan lähtökohtana on yritysten välinen sopimus ja sopimuksen elinkaari valmistelusta päättymiseen. Siinä tarkastellaan myös miten eri lähteet näkevät sopimusten hallinnan tulevaisuudessa.

Opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja ja benchmarking-menetelmää. Haastattelut toteutettiin kohdeyrityksessä henkilökohtaisina haastatteluina ja bencmarking tehtiin eri verkkolähteistä sekä yhden henkilökohtaisena haastattelun kautta. Kehittämistehtävänä käytettiin backcasting-menetelmää, joka toteutettiin kohdeyrityksessä eri asiantuntijatehtävissä työskentelevien kanssa. Harjoituksessa luotiin sopimusten hallinnalle tulevaisuuden visio ja mietittiin mitä esteitä vision toteutumiselle on ja miten visio saavutetaan esteistä huolimatta.

Benchmarkingin tuloksena löydettiin hyviä esimerkkejä siitä, miten yritys voi helposti parantaa ja tehostaa sopimusten hallintaa. Lakimies-intranet ja sopimuskirjasto helpottavat päivittäistä työtä ja niiden toteutus voidaan tehdä pienelläkin panostuksella. Asiakkaiden pisteyttäminen ja monipuolisempien sähköisten palveluiden käyttöönotto voidaan toteuttaa pidemmällä aikavälillä.

Sopimusten hallinnan kehittämistyöhön kannattaa osallistaa niin työntekijät kuin asiakkaat, jotta eri näkökulmat tulee huomioitua. Tämän opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää ajatuksen herättäjänä kun yritys haluaa panostaa sopimusten hallinnan kehittämiseen. Opinnäytetyössä on esitelty useita eri ideoita tehokkaampaan sopimusten hallintaan, josta sopimusten hallintaa kehittävät voivat poimia käyttöönsä omalle yritykselleen sopivimmat vaihtoehdot.

The purpose of this thesis is to determine ways to develop the contract management process of Company x whilst simultaneously investigating new ideas to perform contract management in any company. The purpose of the thesis was to ascertain how contract management is defined and to share what has been discussed by various sources.

As electronic services become more common, new tools for contract management will become available to help with the preparation and administration of various documents. The work itself will be shifted from routine work to more skill-demanding tasks. When this change is made carefully and the competence of personnel is at the right level, efficiency can be achieved and the company can even gain a competitive advantage. Good contract management can influence both corporate image and customer satisfaction.

In the theory section, the focus is on the agreements between the companies as well as the life cycle of the contract from its inception to completion. It also looks at how different sources see the future of contract management.

Interviews and benchmarking methodology were used in the thesis. The interviews were conducted within the target company as personal interviews and benchmarking was done through various online sources and through personal interview.

The development work was implemented in a backcasting exercise that was carried out in the target company. The participants of the backcasting exercise were experts who worked in different positions. In this exercise, participants created a future vision for contract management. The aim was to recognize obstacles to the realization of the vision and to show how the vision could still be achieved despite these obstacles.

As a result of benchmarking, good examples were found of how companies can easily improve contract management. The lawyer's intranet and the contract library help in day-to-day work and can be implemented with little effort. For the target company, these could be the first steps towards more effective contract management. Longer-term goals could be customer scoring and the introduction of more versatile e-services.

It is important to involve both employees and customers in developing contract management so that different perspectives are taken into account. The results of this thesis can be used as an inspiration when the company wants to invest in developing contract management. The thesis presents a few ideas for more effective contract management, from which contract management developers can pick up the most appropriate options for their business.