Evaluaatiotutkimus Teams-sovelluksen käyttöönottoprojektista Omniassa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli Teams-sovelluksen käyttöönottoprojekti ja sen toimeksiantajana oli Omnia. Organisaatiolla ei ollut ryhmätyötilaa verkossa, joten uuden ryhmätyötilasovelluksen käyttöönottoprojekti oli tarpeellinen. Projektin tavoitteena oli kouluttaa Omnian henkilökuntaa käyttämään Microsoft Office 365 Teams ryhmätyötilasovellusta.

Tutkimuksen teoreettinen tietoperusta muodostui organisaatioviestinnästä ja ryhmätyöskentelystä Teams-sovelluksella sekä evaluaatiosta. Tietoperusta koostuu evaluaatiotutkimuksesta, ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä, tiimi- ja ryhmätyöskentelystä sekä Teams-sovelluksen toiminnallisuuksista.

Käyttöönottoprojektin tutkimusotteeksi valittiin evaluaatiotutkimus, jota täydennettiin kvantitatiivisella järjestelmän tilastoinnilla. Evaluaatiotutkimusaineistoa kerättiin käyttöönottoprojektin eri vaiheista reflektoimalla tehtyjä toimintoja päiväkirjamaisesti. Aineiston subjektiivisen tiedonkeruun rinnalle tuotiin järjestelmäntilastointi Microsoftin palveluiden käytöstä, jotka tukevat subjektiivista reflektoitua aineistoa.

Tutkimusmenetelmällä kuvattiin arvioiden käyttöönottoprojektin kokonaisuus Omniassa. Tutkimustuloksissa käydään vaiheittain projektin eri vaiheet läpi, kuten projektisuunnitelma, konseptointi ja käyttöönottovaihe. Tämän lisäksi erivaiheiden menetelmiä ja toimintatapoja kuvataan sekä perustellaan valittuja metodeja. Järjestelmätilastoinnin raporttien tuloksilla vahvistetaan arvioijan subjektiivisia havaintoja, kokemuksia ja arvioita.

Kehittämisehdotuksena esiteltiin Teams-sovellukselle vastuuhenkilö, joka vastaa käyttöönottoprojektin jälkeen sovelluksen toimivuudesta, tuesta ja päivitysten sekä uudistusten seurannasta. Olisi tarpeellista tietää, miten organisaatio ottaa sovelluksen käyttöön pidemmällä aikavälillä ja miten siirtyminen verkkolevyasemilta on sujunut työntekijöiden näkökulmasta. Henkilökunnalle pitäisi teettää kysely käyttöönottamisesta ja siirtymisestä pilvipalveluiden käyttöön. Toimintaa voidaan kehittää ja ohjeistaa paremmin saatujen tietojen perusteella ja vaikuttaa mahdollisiin epäkohtiin.

The topic of the thesis was Teams application introduction project and the client was Omnia. The organization did not have a group work space online, so the new group work space application introduction project was necessary. Goal of the project was to train the staff of Omnia to use the Microsoft Teams group work application.

The theoretical framework of the study consisted of organizational communication, team work on Teams application and evaluation. The theoretical framework consists of evaluation study, external and internal communication, team and group work and Teams application functionality.

The research methods used for this thesis were scale evaluation and quantitative research method completed with system statics. Scale evaluation research material was collected by reflecting functions every day. Along with the subjective data collection, Microsoft system statics was attached, which support personal evaluation.

The research method depicts the whole set up of the introduction project in Omnia. All the various phases of the project, such as project planning, conceptualization and commissioning are reviewed step by step in the results of the research. In addition, different selected methods and modes of action are described and justified. The results of system reports support subjective observations, experiences and reviews.

As a development, the thesis recommends choosing someone to be responsible for the functioning of the application after the introduction project is over. The person is responsible for functionality, support and keeping up with the updates. It would be necessary to know how the organization will deploy the application in the longer term and how switching from network disc drive has gone from the employee’s point of view. An inquiry about deploying and switching to cloud services should be done for the employees. Based on the obtained information, the activity can be developed and instructed better in the future